Índice de cajas de archivo y expedientes
Encuentra un expediente años después sin abrir todas las cajas, y sabe a quién preguntar antes de tirar nada de la caja.
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Categoría
Informática y sistemas de oficina
Qué equipos hay, quién los tiene, si se hizo la copia de seguridad y cuándo caduca la licencia.
Los sistemas de oficina fallan en silencio: la copia de seguridad que no se hace desde marzo, la licencia que caducó, el portátil del que nadie sabe dar cuenta. Estos son registros en papel para lo que no debería depender de la memoria de una sola persona. Ninguna hoja guarda contraseñas, y no se indica ningún plazo de conservación.
Hojas de Informática y sistemas de oficina
Registro de copias de seguridad y restauraciones
Comprueba que la copia se hizo y demuestra que se puede recuperar un archivo de ella. Las copias que se dan por hechas son las que fallan el día que se necesitan.
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Registro de cambios e implantaciones de TI
Cambia un sistema en producción de forma deliberada, con una vía de vuelta por escrito y constancia de lo que se hizo. Acordado antes, verificado después, con nombre.
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Registro de recogida de documentos confidenciales
Da cuenta de cada bolsa de papel confidencial desde que se precinta hasta el certificado que confirma su destrucción.
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Registro de entrega y devolución de dispositivos
Sabe quién tiene cada portátil, tableta o teléfono en este momento, y ten una firma del momento en que lo recogió y del momento en que lo devolvió.
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Hoja de revisión del puesto de trabajo con pantalla
Revisa a fondo la mesa de una persona junto con ella, anota lo que falla y asigna a cada solución un nombre y una fecha.
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Registro de incidencias de soporte de TI
Evita resolver el mismo fallo desde cero cada vez, y ve qué dispositivo o qué persona genera la mayoría de las llamadas.
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Hoja de reserva de la sala de reuniones
Deja claro de un vistazo, desde el pasillo, quién tiene la sala. Una sola hoja en la puerta es lo que evita que lleguen dos reuniones a la vez.
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Registro de teléfonos de empresa y tarjetas SIM
Ten a mano el IMEI y el número de SIM el día que se pierde un teléfono, y sabe en qué bolsillo está cada número de la empresa.
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Registro de cableado de red y panel de parcheo
Localiza el puerto de una toma muerta sin tirar de todos los cables, y entrega el armario a un nuevo técnico sin tener que hacerle una visita guiada.
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Plano de distribución de puestos en la oficina
Sabe quién se sienta dónde y qué monitor, base y teléfono corresponden a cada puesto, para que un puesto vacío con material quede registrado en lugar de vaciarse sin que nadie lo note.
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Plan de mudanza de oficina y asignación de puestos
Lleva a cada persona y su material del puesto antiguo al puesto nuevo correcto, con constancia de qué caja es de quién y de quién está realmente trabajando después.
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Registro de envíos por correo y mensajería
Responde a «¿salió eso, y cuándo?» desde una sola página, y rastrea cualquier paquete con la referencia anotada antes de que se fuera el repartidor.
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Registro de uso de impresora y consumibles
Conoce lo que cuesta de verdad cada página, qué consumible se acaba una y otra vez y la referencia exacta para volver a pedirlo sin abrir la máquina.
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Inventario de servidores y rack
Convierte el armario lleno de cajas con luces parpadeantes en una lista que dice para qué sirve cada una y qué deja de funcionar si se apaga.
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Registro de licencias de software y renovaciones
Ve en una sola página cada renovación que se acerca y cada licencia que pagas sin usar, sin anotar ni una sola clave de licencia.
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Lista de verificación informática para altas y bajas
Dale a quien se incorpora todo lo necesario el primer día y recupéralo todo el último, comprobando la mitad de baja con lo que la mitad de alta dice que se entregó.
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Hoja de existencias y pedidos de material de oficina
Mantén el armario abastecido antes de que se vacíe, y evita que dos personas pidan la misma caja de tóner la misma semana.
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Registro de Wi-Fi para visitantes y accesos de invitados
Sabe quién estuvo en tu red de invitados o con un acceso temporal y cuándo terminó, que es lo primero que se pregunta si aparece algo raro en los registros.
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Registro de renovación de dominios y sitio web
Evita que un sitio web desaparezca porque el dominio estaba registrado a nombre de un antiguo empleado y se pagaba con una tarjeta ya cancelada.
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Con cálculos y versión en línea
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Lo que incluye cada tarifa y cuándo se reinicia el ciclo.
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Cada dispositivo y cuenta que guarda algo que merece conservarse.
DL-758 Calendario Digital PDF En línea
Inventario de recursos creativos y licencias
Cada fuente, imagen, pista y plantilla que tienes, y de dónde salió.
DL-762 Inventario Digital PDF En línea
Hoja de auditoría de contenido web
Cada página incluida en la revisión, con su dirección y su título.
DL-763 Formulario Digital PDF En línea
Registro mensual del tráfico web
Sesiones, usuarios y páginas vistas de cada mes.
DL-775 Ficha Digital PDF Excel En línea
Preguntas frecuentes
¿Las hojas de «informática y sistemas de oficina» son gratis?
Sí. Las 20 hojas de esta categoría se descargan gratis y sin registro, en A4 y en carta (EE. UU.), con versión para imprimir y versión PDF rellenable.
¿Puedo usarlas en el trabajo?
Sí. Puedes imprimirlas y copiarlas libremente, también en el trabajo. Lo único que no se permite es revenderlas.
¿Qué diferencia hay entre el PDF para imprimir y el rellenable?
El diseño es el mismo. El PDF para imprimir es para escribir a mano; el rellenable tiene campos de formulario para escribir en pantalla y guardar el archivo.
En el resto de la biblioteca
Otras categorías
Registros de la vivienda
Los papeles que abarcan todo el edificio: historial de mantenimiento, registros, garantías y revisiones de temporada.
15 hojas
Instalaciones de la vivienda
Calefacción, agua caliente, ventilación, desagües y suministro de agua: las instalaciones fijas que necesitan mantenimiento programado.
13 hojas
Comprobaciones de seguridad
Pruebas de alarmas, revisiones de extintores y los registros que demuestran que se hicieron.
11 hojas
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Cortacéspedes, motosierras, generadores, hidrolimpiadoras, compresores y tractores: mantenimiento por horas y las referencias de piezas que nunca encuentras.
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Piscinas, jacuzzis y suministros de agua privados: registros de química del agua y de análisis.
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17 hojas
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15 hojas
Remolques y embarcaciones
Remolques, remolques para caballos, caravanas y barcos: registros de mantenimiento anual, inspecciones antes de cada uso y los datos de remolque que nunca deberías adivinar.
16 hojas
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Inventarios, registros de mantenimiento y los papeles con los que funciona de verdad un pequeño taller, un oficio o una furgoneta.
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Horarios de limpieza, turnos, listas de verificación de limpieza a fondo y los registros con fecha que se supone que deja una rutina de limpieza.
10 hojas
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Los papeles de cambiar de domicilio: mudanza, visitas, revisión de desperfectos, reformas y cambio de titular de los suministros.
12 hojas
Jardín y huerto
Planes de siembra, planos de parcela, registros de invernadero y de compost e historial de los frutales, en blanco allí donde la respuesta depende de dónde cultivas.
15 hojas
Mascotas exóticas y pequeñas
Registros de manejo para reptiles, anfibios, peces, pequeños mamíferos y aves: las lecturas, comidas y pesos que mantienen sano a un animal.
26 hojas
Partes de trabajo para oficios
La hoja que va en la furgoneta: lo que se presupuestó, lo que se instaló, lo que costó y lo que firmó el cliente.
40 hojas
Taller mecánico
Órdenes de trabajo, piezas, pruebas en carretera y los papeles que acompañan a un vehículo por el taller desde que entra hasta que se entrega.
30 hojas
Conductores profesionales
Turnos, rutas, revisiones y horas, para quienes tienen la oficina en un vehículo.
25 hojas
Almacén y logística
Mercancía recibida, preparada, embalada, contada y despachada: el rastro de papel a lo largo del pasillo.
25 hojas
Hoteles y alojamientos
Habitaciones preparadas, huéspedes recibidos, averías comunicadas y el turno entregado.
24 hojas
Restaurantes y bares
Preparación hecha, mesas planificadas, tiradores limpios, mermas contadas y la caja cerrada.
25 hojas
Tiendas y comercio minorista
La caja, el almacén, el lineal y las rutinas de apertura y cierre.
25 hojas
Elaboración de alimentos y producción artesanal
Lotes elaborados, rendimientos contados y el origen de cada ingrediente.
30 hojas
Campings y parques de caravanas
Parcelas alquiladas, tomas eléctricas medidas, aseos limpios y el recinto recorrido.
20 hojas
Peluquería, estética y tatuaje
Qué se le hizo a quién, con qué, y qué dijo la última vez.
25 hojas
Música y espectáculos
El bolo contratado, el escenario planificado, el repertorio tocado y la función documentada.
30 hojas
Artesanía de taller
Cocciones, cortes, vertidos y ajustes, anotados para poder repetir el que salió bien.
35 hojas
Automovilismo y tandas en circuito
Reglaje, tiempos, neumáticos y combustible: los números que hacen más rápida la siguiente tanda.
20 hojas
Clubes deportivos por deporte
Alineaciones, actas de partido, planes de entrenamiento y la gestión del club detrás de cada encuentro.
30 hojas
Grupos religiosos y comunitarios
Turnos cubiertos, salas reservadas, colectas contadas y voluntarios bien atendidos.
25 hojas
Trasteros y mudanzas
Trasteros alquilados, llaves entregadas, pagos controlados y cargas trasladadas.
15 hojas
Ganado y pequeñas explotaciones
Registros de rebaño, libros de medicamentos y de movimientos, y los registros de aplicación que hay que presentar cuando alguien los pide.
46 hojas
Manualidades y creación
Planificadores de proyectos, inventarios de materiales y registros de máquina: para patchwork, costura, impresión, modelismo y vender lo que haces.
15 hojas
Fotografía y medios
Listas de tomas, inventarios de equipo y registros de encargos: para conseguir la foto, asegurar el equipo y saber cuánto paga de verdad el trabajo.
10 hojas
Actividades al aire libre
Cuadernos y planes de salida para el tiempo al aire libre: inmersiones hechas, aguas recorridas, recorridos jugados.
10 hojas
Compraventa de vehículos
Hojas para la hora que pasas delante de un vehículo que piensas comprar, y para compararlo después con los demás que viste.
14 hojas
Apicultura
Registros de inspección de colmenas y colonias, pensados para leer la visita de esta semana junto a las tres anteriores.
14 hojas
Cuidado de caballos
Calendarios de vencimientos y registros de cuidados para caballos y ponis, con los intervalos en blanco para anotar los que te den tu herrador, tu veterinario y tu dentista equino.
23 hojas
Control de accesos y visitas
Hojas de registro de visitas y control de llaves: quién está en el edificio, quién le dejó entrar y qué no se ha devuelto.
14 hojas
Gastos del vehículo y flota
Registros de combustible y gastos por repostaje, sin unidades fijas para que la misma hoja sirva dondequiera que repostes y en lo que marque tu odómetro.
10 hojas
Incidentes y primeros auxilios
Revisiones del botiquín, fechas de caducidad y reposición: con fecha en papel y firmadas por quien las hizo de verdad.
10 hojas
Cuadernos de aficiones
Cuadernos para lo que la gente hace por gusto, pensados para guardar horas, condiciones y el incidente que nadie quiere reconstruir de memoria.
10 hojas
Conservas y despensa
Qué hay en la estantería, cuánto quieres tener y qué hay que reponer antes de que la receta se quede a medias.
10 hojas
Cosechas y resultados del cultivo
Qué semillas tienes de verdad, si todavía germinan y qué produjo realmente la parcela.
10 hojas
Revisiones de locales e instalaciones
Las rondas con fecha e iniciales que demuestran que un espacio se atendió de verdad y no solo que se pensaba hacerlo.
11 hojas
Deporte y entrenamiento
Registros de sesiones y de material de entrenamiento: lo que hiciste y lo que lleva hecho tu equipo.
10 hojas
Colecciones y objetos de valor
Registros detallados de colecciones y objetos de valor: qué tienes, cuánto costó y qué se puede acreditar sobre ello.
10 hojas
Oficina y comités
Los papeles con los que funciona un comité, una pequeña oficina o un proyecto de una sola persona: actas, órdenes del día, acciones, decisiones, riesgos e incidencias.
13 hojas
Facturación y dinero
Los papeles de dinero con los que funciona un negocio de una sola persona: facturas, presupuestos, recibos, pedidos, listas de precios y las hojas que muestran cuánto costó de verdad un trabajo.
24 hojas
Registros de personal
Los registros que de verdad necesita un pequeño empleador: horas, vacaciones, turnos, evaluaciones, formación y las dos listas de verificación que ordenan las incorporaciones y las salidas.
15 hojas
Obras y construcción
Permisos, métodos de trabajo, diarios e inspecciones para obras, patios y cualquier lugar donde se trabaja bajo control.
15 hojas
Aula y cuidado infantil
Hojas en blanco para un aula, un profesor particular, un club o una tarde de canguro: asistencia, notas, sitios, lectura y excursiones.
14 hojas
Clubes y equipos
Los papeles con los que funciona un club deportivo, una asociación o la comisión de un local vecinal: socios, cuotas, material, turnos, resultados y partidos.
13 hojas
Hojas en blanco y universales
Hojas sin ningún tema: registros en blanco, listas de verificación en blanco, hojas de recuento y formularios de informe que encabezas tú.
12 hojas
Cocina y catering
Registros para una cocina en marcha: cuánto cuesta un plato, qué se hizo con qué lote, qué se revisó, qué se limpió y qué se tiró.
10 hojas
Viajes y excursiones
Dos hojas para ir a algún sitio: una lista de equipaje que escribes una vez y reutilizas, y un viaje por carretera planificado día a día.
10 hojas
