Registro de recogida de documentos confidenciales
Da cuenta de cada bolsa de papel confidencial desde que se precinta hasta el certificado que confirma su destrucción.
IY-04 1 página
Informática y sistemas de oficina · IY-01
Índice de cajas de archivo y expedientes
Hoja índice para cajas de archivo, gratis para imprimir: una por caja, con cada expediente, sus fechas, responsable, fecha de revisión y su ubicación.
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Una página. Elige el tamaño de papel: las dos versiones tienen exactamente el mismo diseño, así que ninguna se reduce para caber.
Imprímela y escribe a mano
Rellénala escribe y guarda
Las versiones rellenables tienen campos de formulario de verdad: ábrelas en cualquier lector de PDF, escribe en ellas y guárdalas. Ayuda para imprimir.
Para qué sirve esta hoja
Encuentra un expediente años después sin abrir todas las cajas, y sabe a quién preguntar antes de tirar nada de la caja.
Para quién es
Responsables de oficina, administradores de consultas y cualquiera que guarde en cajas documentos en papel para un almacén o un archivo externo.
Cómo usarla
- Da una referencia a la caja y escríbela en la caja, en la tapa y en esta hoja.
- Anota cada expediente a medida que entra, con las fechas que abarca y su responsable.
- Indica dónde está la caja en la estantería, o la referencia externa si se envía fuera.
- Guarda una copia en la caja y otra en la oficina; actualiza ambas cuando se saque un expediente.
- Escribe tu propia fecha de revisión en la columna; no viene nada impreso.
Qué incluye la hoja
Una página, de arriba abajo:
Impreso bajo el título: Una hoja por caja de archivo (qué entró, las fechas que abarca cada expediente, quién es su responsable y dónde está ahora la caja) para encontrar un expediente sin abrir todas las cajas de la estantería.
Bien archivado, fácil de encontrar. Rellénala mientras llenas la caja, no después, y guarda una copia dentro de la tapa y otra en el archivo de la oficina. No viene impresa ninguna fecha de conservación: la columna de revisión es para el plazo que fijen tu propia política o tu asesor para ese tipo de documento.
Líneas para rellenar: Organización / departamento · Referencia de la caja · Fecha de archivo · Archivado por · Ubicación (sala, pasillo, estante) · Enviado fuera el · Referencia externa
Contenido de esta caja — una línea por expediente, carpeta o legajo
Tabla, 8 filas: Ref. exp. · Descripción · Fechas desde · Fechas hasta · Responsable / dpto. · Revisar el · Retirado
Líneas: Notas: estado de la caja, expedientes retirados y devueltos, registro de destrucción
Preguntas frecuentes
¿Por qué la hoja no indica un plazo de conservación?
Porque cuánto tiempo se guarda un documento depende de qué sea y de dónde estés, y eso lo fijan tu propia política o tu asesor. La columna de revisión está en blanco para tu fecha, y la hoja solo registra que esa fecha existe.
¿Puede una hoja servir para varias cajas?
No. Una hoja por caja es lo que hace que funcione: la hoja viaja con la caja, y una caja que aparece en la estantería equivocada sigue explicándose sola.
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