Índice de cajas de archivo y expedientes
Encuentra un expediente años después sin abrir todas las cajas, y sabe a quién preguntar antes de tirar nada de la caja.
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Informática y sistemas de oficina · IY-04
Registro de recogida de documentos confidenciales
Registro de residuos confidenciales gratis para imprimir: cada bolsa o contenedor precintado, recogido y certificado, con precintos y firmas en cada paso.
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Una página. Elige el tamaño de papel: las dos versiones tienen exactamente el mismo diseño, así que ninguna se reduce para caber.
Imprímela y escribe a mano
Rellénala escribe y guarda
Las versiones rellenables tienen campos de formulario de verdad: ábrelas en cualquier lector de PDF, escribe en ellas y guárdalas. Ayuda para imprimir.
Para qué sirve esta hoja
Da cuenta de cada bolsa de papel confidencial desde que se precinta hasta el certificado que confirma su destrucción.
Para quién es
Oficinas, consultas y clínicas que trabajan con una empresa de destrucción de documentos, y cualquiera que tenga que demostrar qué pasó con el papel.
Cómo usarla
- Escribe el número de precinto o etiqueta en el momento de precintar la bolsa o el contenedor.
- Pide al conductor que hace la recogida que firme por el número de bolsas retiradas.
- Anota el número del certificado de destrucción cuando llegue, y la fecha.
- Reclama cualquier recogida cuyo certificado no haya llegado.
Qué incluye la hoja
Una página, de arriba abajo:
Impreso bajo el título: Cada bolsa, contenedor o papelera de papel confidencial entregada para su destrucción: quién la precintó, quién la recogió y el certificado que volvió.
Primero el precinto, luego la firma. El registro vale lo que vale el hueco que cierra: una bolsa que salió del edificio sin firma es una bolsa de la que no puedes dar cuenta. Escribe el número de precinto o etiqueta en el momento de precintar, y reclama el certificado de destrucción si no llega.
Líneas para rellenar: Sede / oficina · Empresa de destrucción · Ref. contrato / cuenta
Recogidas
Tabla, 12 filas: Fecha · Ubicación / contenedor · Bolsas · N.º precinto o etiqueta · Precintado por · Recogido por · N.º cert. · Cert. recibido
Preguntas frecuentes
¿Y si destruimos los documentos nosotros mismos?
Entonces las columnas de recogida y certificado pasan a ser la persona que usó la trituradora y la fecha. La idea es la misma: una bolsa precintada y después firmada, sin ningún hueco entre medias.
¿Por qué registrar la ubicación o el contenedor?
Porque una bolsa perdida se rastrea hacia atrás. Saber que salió del contenedor de recepción reduce quién pudo meter qué en ella.
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