Planificador de conferencias y reuniones

Para quién es

El programa y el dinero en una sola hoja. Una línea por sesión con hora, ponente, sala y medios audiovisuales, y una tabla de costos estimados frente a reales.

Quien tenga que organizar una jornada fuera de la oficina para el equipo, un congreso de socios, una asamblea general anual o una jornada de formación y necesite que el programa y el presupuesto cuadren.

Qué te ayuda a controlar

• Qué pasa, cuándo, dónde y con quién, en un solo programa
• Lo que necesita cada sesión: un proyector, un micrófono, un rotafolio, una computadora portátil
• Qué ponentes y salas están confirmados
• Lo que se estimó que costaría la jornada y lo que costó de verdad, línea por línea

Cómo usarla

1. Escribe arriba el evento, la fecha, el lugar, el organizador y el número de asistentes previsto.
2. Anota las sesiones en orden con la hora de inicio, el título, el ponente y la sala. Las pausas y el almuerzo también son sesiones: necesitan una sala y un horario.
3. Escribe en la columna de medios audiovisuales lo que necesita cada sesión y marca «Confirmado» cuando el ponente y la sala estén reservados.
4. Anota los costos (lugar, catering, viajes de los ponentes, impresión, alquiler de equipos) con una estimación, y rellena el importe real a medida que lleguen las facturas.
5. La columna de diferencia, los totales y el resumen se calculan solos en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, resta y suma al pie.
6. Imprime la hoja terminada para la recepción y el puesto técnico el día del evento, y guarda la parte de costos para el informe posterior.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debe durar cada sesión?

Eso lo decides tú con los ponentes. La hoja admite los horarios que escribas y no propone ninguna duración para una ponencia, una pausa o un almuerzo.

¿Puedo planificar un evento de dos días?

Lo más claro es una hoja por día. La versión en línea se guarda en tu navegador, así que abre una segunda pestaña para el segundo día, o imprime dos copias y escribe el día arriba.

¿Dónde pongo la lista de asistentes?

Aquí no. Esta hoja es el programa y el presupuesto. La lista de alojamiento y viaje de invitados recoge quién viene, dónde se aloja y cómo llega, y el recuento de comensales se ocupa de las comidas.

¿La tabla de costos incluye los ingresos por venta de entradas?

No, solo recoge costos. Si el evento tiene que autofinanciarse, el planificador de eventos para recaudar fondos compara ingresos y gastos y calcula el neto.