Konferenz- und Tagungsplaner

Für wen es gedacht ist

Programm und Geld auf einem Blatt. Eine Zeile je Programmpunkt mit Zeit, Referent, Raum und Technik, dazu eine Kostentabelle mit Schätzung und Ist-Betrag.

Alle, die einen Team-Tag, eine Mitgliederversammlung, eine Jahreshauptversammlung oder einen Schulungstag organisieren sollen und Ablauf und Budget in Einklang bringen müssen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was wann, wo und mit wem passiert, in einem Ablaufplan
• Was jeder Programmpunkt braucht – Beamer, Mikrofon, Flipchart, Laptop
• Welche Referenten und Räume bestätigt sind
• Was der Tag laut Schätzung kosten sollte und was er tatsächlich gekostet hat, Posten für Posten

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben die Veranstaltung, das Datum, den Ort, die organisierende Person und die erwartete Teilnehmerzahl ein.
2. Führen Sie die Programmpunkte der Reihe nach auf, mit Beginn, Titel, Referent und Raum. Pausen und Mittagessen sind auch Programmpunkte – sie brauchen einen Raum und eine Zeit.
3. Tragen Sie in die Technikspalte ein, was jeder Programmpunkt braucht, und haken Sie „Bestätigt“ ab, wenn Referent und Raum beide gebucht sind.
4. Führen Sie die Kosten auf – Raum, Verpflegung, Reisekosten der Referenten, Druck, Technikmiete – mit einer Schätzung, und tragen Sie die tatsächlichen Beträge ein, sobald die Rechnungen kommen.
5. Differenzspalte, Summen und Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier subtrahieren und addieren Sie unten.
6. Drucken Sie das fertige Blatt am Tag für den Empfang und die Technik aus und heben Sie die Kostenhälfte für den Bericht danach auf.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Programmpunkt sein?

Das entscheiden Sie mit den Referenten. Das Blatt übernimmt die Zeiten, die Sie eintragen, und schlägt keine Länge für einen Vortrag, eine Pause oder ein Mittagessen vor.

Kann ich eine zweitägige Veranstaltung planen?

Am übersichtlichsten ist ein Blatt pro Tag. Die Browser-Version speichert in Ihrem Browser; öffnen Sie also einen zweiten Tab für den zweiten Tag, oder drucken Sie zwei Exemplare und tragen oben den Tag ein.

Wohin gehört die Teilnehmerliste?

Nicht hierher. Dies ist Programm und Budget. Die Übernachtungs- und Anreiseliste für Gäste erfasst, wer kommt, wo übernachtet wird und wie alle anreisen, und die Liste der Personenzahlen fürs Catering regelt die Mahlzeiten.

Enthält die Kostentabelle Einnahmen aus dem Ticketverkauf?

Nein – sie erfasst nur Kosten. Muss sich die Veranstaltung selbst tragen, stellt der Planer für Benefizveranstaltungen Einnahmen und Kosten gegenüber und berechnet den Reinerlös.