Recuento de comensales y lista de dietas especiales

Para quién es

Las cifras que te pide el catering, en una sola hoja. Un recuento de comensales para cada turno o plato (adultos, niños, personal y proveedores, con su total) y una tabla de dietas especiales con cuántas personas y quiénes corresponden a cada una.

Cualquiera que tenga que dar las cifras definitivas a un servicio de catering, un salón o una cocina (para una boda, un funeral, una fiesta o el almuerzo de un congreso) y el propio catering que las recibe.

Qué te ayuda a controlar

• Cuántas personas comen en cada turno, separadas en adultos, niños y personal
• El total de comensales por turno y del evento, que es la cifra con la que trabaja la cocina
• Cada dieta especial, con cuántas personas la necesitan y quiénes son
• Qué requisitos se han comunicado al catering y cuáles están confirmados

Cómo usarla

1. Escribe arriba el evento, la fecha, quién se encarga del catering y la fecha límite para dar las cifras definitivas.
2. Añade una fila por cada turno o plato (la comida principal, la cena de la noche, un desayuno al día siguiente) con los adultos, los niños y el personal o los proveedores que comerán.
3. La columna de total y el resumen se calculan solos en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, suma en horizontal y en vertical.
4. Repasa la lista de invitados y cuenta cada dieta especial en la segunda tabla, con los nombres, para que el catering pueda asignar cada plato a su persona.
5. Marca «Avisado» cuando hayas comunicado cada requisito al catering y envíale la hoja completa o el PDF descargado.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿De dónde salen las cifras?

De tu lista de invitados. La lista de invitados de boda y confirmaciones cuenta a quienes han dicho que sí y anota las necesidades alimentarias de cada uno; esta hoja lo convierte en los totales por turno y por requisito que necesita una cocina.

¿Hay que contar a los proveedores y al personal?

Pregunta al catering qué espera. Es habitual dar de comer a fotógrafos, músicos y coordinadores; la columna de personal y proveedores los separa de los invitados para que la cocina pueda prever ambos grupos.

Las filas de dietas impresas no coinciden con mis invitados. ¿Puedo cambiarlas?

Sí. Los requisitos impresos son los más habituales; cambia el nombre de cualquiera y añade o elimina filas en la versión en línea o en el libro de Excel para que la lista se ajuste a tus invitados.

¿Y los menús infantiles?

Cuenta a los niños en la tabla de comensales para que el total sea correcto y, si se sirve un menú infantil aparte, usa la fila de menús infantiles de la tabla de dietas para indicar cuántos.