Lista de verificación de montaje y desmontaje de eventos

Para quién es

El día del evento en cuatro listas para marcar. Antes de abrir las puertas, durante el evento, el desmontaje y lo que todavía hay que devolver o enviar después.

La persona con la carpeta en la mano en una feria benéfica, una fiesta en un salón, un congreso, un mercado o una noche de club: normalmente, a quien culparán si falta el termo del café.

Qué te ayuda a controlar

• Lo que tiene que estar listo antes de que entre la primera persona
• Lo que hay que vigilar mientras dura el evento
• Lo que hay que hacer antes de cerrar el local, en un orden lógico
• Lo prestado, alquilado o pendiente de pago que queda por resolver después

Cómo usarla

1. Escribe arriba el evento, la fecha, el lugar y quién se encarga del montaje y del desmontaje.
2. Repasa la lista de antes de abrir a medida que se hacen las cosas, no de memoria al final. Añade tus propios puntos en la versión en línea o en el margen: cada evento tiene algo que solo necesita él.
3. Durante el evento, una persona se hace cargo de esa lista: basura, baños, la puerta, el dinero.
4. Al terminar, repasa la lista de desmontaje antes de que se vaya nadie; el último punto es recorrer el local.
5. Llévate a casa la lista de devoluciones y tareas posteriores. Es la que se olvida y es la que tiene cosas de otras personas.
6. La versión en línea te permite añadir y quitar puntos y guarda la lista para el próximo evento.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

La lista no se ajusta a mi evento.

Es un punto de partida. Marca lo que corresponda, ignora el resto y escribe tus propios puntos en el margen, o edita las listas en la versión en línea, donde se guardan para la próxima vez.

¿Y las salidas de emergencia, los primeros auxilios y las licencias?

Hay líneas para comprobar que las salidas están despejadas y que el botiquín está en el local, porque ambas cosas se marcan rápido. Lo que exige la ley para tu evento (aforo, alcohol, comida, seguro, permisos) depende de la normativa aplicable en tu país o región; consúltalo con quien lo expide. Esta lista no lo indica.

¿Hay una versión con horarios?

No. Lo que tarda el montaje depende del local y de la ayuda que tengas; si te sirve, escribe tu propia hora de inicio junto a cada lista. El cronograma del día de la boda es la versión con horarios para ese evento concreto.

¿Pueden usarla dos personas a la vez?

En papel, imprime una por persona y reparte las listas. La versión en línea se guarda en un solo navegador, así que la copia de cada persona es independiente.