Hoja comparativa de lugares para eventos

Para quién es

Todos los lugares que has visitado, en una página y con las mismas columnas. Aforo, precio de alquiler, qué incluye el precio, depósito, la fecha que te ofrecen, a qué distancia está y una puntuación en la escala que elijas.

Cualquiera que esté eligiendo un lugar para una boda, una fiesta, un congreso o la cena de un club, que haya visitado varios y ya no recuerde cuál tenía estacionamiento.

Qué te ayuda a controlar

• Qué lugares tienen capacidad para el número de personas que necesitas
• Cuánto cuesta alquilar cada uno, qué incluye y el depósito para reservarlo
• Si cada uno está libre en la fecha que quieres
• El costo por persona según tus cifras, y qué lugar sale más barato
• Tu propia puntuación de cada uno, para que la decisión quede por escrito y no se discuta

Cómo usarla

1. Escribe arriba el evento, la fecha que quieres y el número de invitados que esperas.
2. Añade una fila por cada lugar a medida que lo visites o llames: el aforo que indican, el precio de alquiler, lo que incluye y el depósito.
3. Escribe la fecha que pueden ofrecerte y a qué distancia está del lugar desde donde viaja la mayoría.
4. Dale una puntuación a cada uno. La escala es tuya (sobre cinco, sobre diez o una palabra) y la hoja no la define.
5. El costo por persona y las cifras del resumen se calculan solos en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, divide el precio de alquiler entre tu número de invitados.
6. Lleva la hoja a la última visita o a la conversación en familia. Las columnas son las preguntas que hay que hacer.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿En qué debo basar la puntuación?

En lo que te importe: la sala, la comida, la accesibilidad, el personal, el ambiente del lugar. La columna existe para que tu primera impresión quede escrita ese mismo día y no haya que reconstruirla dos semanas después.

¿Cómo se calcula el costo por persona?

Es el precio de alquiler dividido entre el número de invitados que escribiste arriba. No incluye el catering salvo que pongas un precio con todo incluido en la columna de alquiler, así que indica en la columna de qué incluye lo que cubre la cifra.

¿Qué me dice la columna del depósito?

Lo que pide cada lugar por adelantado para reservar la fecha, que a menudo es lo que decide entre dos opciones parecidas. Conviene anotar en la nota si es reembolsable.

¿Cuántos lugares debería comparar?

Tantos como visites. La hoja impresa tiene espacio para unos pocos; la versión en línea y el libro de Excel admiten todas las filas que añadas.