Lista de alojamiento y viaje de invitados

Para quién es

Dónde duerme cada invitado que viene de fuera y cómo llega. Una línea por invitado o familia con las fechas de llegada y salida, las noches calculadas, dónde se aloja y casillas para reservado y traslado organizado.

Parejas con invitados que vienen de lejos, familias que organizan una reunión, un bautizo o un funeral, y cualquiera cuyas habitaciones libres ya están prometidas dos veces.

Qué te ayuda a controlar

• Quién viene de fuera y en qué fechas
• Cuántas noches necesita cada invitado y cuántas en total
• Dónde se aloja cada uno: tu casa, la de un familiar, un hotel, un alojamiento alquilado
• Qué habitaciones están reservadas y cuáles son todavía un plan
• Quién necesita transporte y si ya se ha organizado su traslado

Cómo usarla

1. Escribe arriba el evento, la fecha y el lugar principal, y a quién llamar si hay dudas.
2. Añade una línea por invitado o por familia que viaje junta: nombre, fecha de llegada y fecha de salida.
3. Escribe dónde se alojan y marca «Reservado» cuando lo esté de verdad: una habitación que alguien dijo que iba a conseguir no está reservada.
4. En la columna de transporte escribe lo que necesitan: que los recojan en la estación, el número de un taxi, un sitio en el vehículo de alguien. Marca «Traslado» cuando una persona concreta se haya comprometido.
5. La columna de noches y el resumen se calculan solos en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, cuenta las noches entre las dos fechas.
6. Imprime la lista terminada para quien vaya a recibir a la gente y a conducir ese día.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Debo reservar las habitaciones de mis invitados?

Eso lo decides con ellos. Algunos anfitriones bloquean un grupo de habitaciones y cada invitado paga la suya; otros pagan las de la familia más cercana. La hoja registra quién está dónde y si está reservado, no quién pagó.

¿Cómo se cuentan las noches?

Fecha de salida menos fecha de llegada. Llegar el día 5 y marcharse el 7 son dos noches. Un invitado que viene solo a pasar el día tiene la misma fecha en las dos columnas y aparece con cero.

¿Puedo usarla para unas vacaciones en familia?

Sí, para cualquier situación en la que varias personas llegan en días distintos y duermen en lugares distintos. La columna de transporte sirve igual para los viajes al aeropuerto.

¿Qué va en la columna de notas?

Todo lo que necesite saber quien los reciba: la hora de un tren, un número de vuelo, una silla infantil, un perro, un escalón que no pueden subir.