Control de proveedores y contratos de boda

Para quién es

Todos los proveedores en una hoja, con lo que se debe y cuándo. Una fila para el lugar, el catering, el fotógrafo y el resto: a quién llamar, si el contrato está firmado, el anticipo pagado, el saldo y su vencimiento, y los días que faltan hasta que venza.

Parejas con más de un puñado de proveedores, y el amigo o el organizador que lleva al día los contratos y las fechas de pago en los meses previos a la boda.

Qué te ayuda a controlar

• Quién es cada proveedor, qué ofrece y cómo contactarle
• Qué contratos están firmados y cuáles siguen siendo solo de palabra
• Qué se ha pagado como anticipo y qué saldo queda, con su fecha de vencimiento
• Cuántos días faltan para que venza cada saldo, para que nada se pague tarde ni se olvide
• Qué proveedores han confirmado los detalles finales del día

Cómo usarla

1. Anota cada proveedor con el servicio que ofrece y el nombre y el teléfono de la persona con la que tratas.
2. Marca contrato firmado solo cuando tengas una copia firmada en la mano. Guarda las copias juntas; la columna de notas puede indicar dónde.
3. Anota el anticipo pagado, el saldo pendiente y la fecha de vencimiento del saldo que figura en el contrato.
4. La columna de días restantes cuenta desde hoy en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, escríbela cada vez que revises la hoja.
5. En las últimas semanas, llama a cada proveedor para confirmar horarios de llegada, números y accesos, y marca confirmación final cuando lo hayas hecho.
6. Lleva la hoja (o el PDF descargado) al lugar el día de la boda, para que quien coordine tenga todos los teléfonos a mano.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué proveedores debo elegir?

La hoja no recomienda ninguno. Es un registro de los que hayas elegido; la hoja comparativa de lugares es donde se sopesan las opciones antes de decidir.

¿Qué muestran los días restantes cuando la fecha ya pasó?

Un número negativo, y de eso se trata: un saldo vencido destaca en la hoja. Cuando esté pagado, pon el saldo a cero o anota que está pagado y la cifra deja de importar.

¿Necesito un contrato con cada proveedor?

Eso lo decides con ellos. La hoja registra si existe uno y está firmado, para que, si surge un desacuerdo, sepas de un vistazo qué acuerdos están por escrito y cuáles no.

¿Cómo encaja con el planificador de presupuesto de boda?

El planificador de presupuesto va por partidas y compara lo presupuestado con lo real. Este control va por proveedor y trata de contratos, contactos y fechas de pago. Mucha gente usa los dos y copia de uno a otro las cifras de anticipo y saldo.