Checkliste für die Übergabe eines Vorstandsamts

Für wen es gedacht ist

Alles, was ein Amtsträger weitergibt. Wenn Vorsitz, Schriftführung oder Kassenwart ein Amt abgeben, führt diese Liste beide Beteiligten durch Unterlagen, Geld, Schlüssel und Zugänge, Kontakte und noch offene Aufgaben – und endet damit, dass beide die Übergabe unterschreiben.

Scheidende und neue Vorsitzende, Schriftführer und Kassenwarte von Vereinen, kleinen gemeinnützigen Organisationen und Initiativen, meist in den Wochen nach der Jahreshauptversammlung.

Was Sie damit im Blick behalten

• Die Dokumente und Unterlagen, die der neue Amtsträger aufbewahren muss
• Kontovollmachten, Scheckhefte, Wechselgeld und offene Rechnungen
• Schlüssel, Passwörter, E-Mail-Konten und Speicherorte
• Die Geldgeber, Mieter und Lieferanten, die einen neuen Ansprechpartner brauchen
• Laufende Zuschüsse, Buchungen und Verlängerungen

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Organisation, Amt, die Namen beider Amtsträger und das Übergabedatum ein.
2. Gehen Sie jede Gruppe gemeinsam durch, haken Sie ab, was übergeben ist, und lassen Sie offen, was noch zu tun ist.
3. Halten Sie in der Tabelle fest, wo jeder Gegenstand aufbewahrt wird und was der neue Amtsträger darüber wissen muss.
4. Ändern Sie Passwörter und Kontovollmachten, statt sie nur weiterzugeben, und notieren Sie, wann jede Änderung erfolgt ist.
5. Wenn alles erledigt ist, unterschreiben beide Amtsträger unten auf der ausgedruckten Liste; bewahren Sie eine Kopie bei den Protokollen auf.
6. Drucken Sie sie für ein Übergabetreffen aus oder füllen Sie sie online aus; dort wird sie in Ihrem eigenen Browser gespeichert.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wann sollte die Übergabe stattfinden?

So bald nach der Wahl, wie sich beide treffen können. Änderungen der Kontovollmacht können Wochen dauern, deshalb hilft es, damit zuerst zu beginnen. Ihre Satzung legt möglicherweise fest, wann ein neuer Amtsträger das Amt übernimmt.

Sollten Passwörter auf dem Blatt stehen?

Nein. Halten Sie fest, wofür jeder Zugang genutzt wird und dass er geändert oder übertragen wurde, nicht das Passwort selbst. Geben Sie Passwörter persönlich oder über einen Passwort-Manager weiter und ändern Sie sie danach.

Was ist, wenn der bisherige Amtsträger nicht verfügbar ist?

Der Vorsitz oder ein anderes Vorstandsmitglied kann die Liste mit dem neuen Amtsträger durchgehen und vermerken, was nicht auffindbar war. Die Lücken werden dann zu Aufgaben für die nächste Sitzung.

Eignet sie sich auch für andere Ämter als die drei Vorstandsämter?

Ja. Auch Mitgliederverwaltung, Buchungsverantwortliche und Beauftragte für Kinderschutz verwahren Unterlagen und Schlüssel. Haken Sie ab, was zutrifft, und ergänzen Sie in der Browser-Version eigene Punkte.