Checkliste für die Planung der Jahreshauptversammlung

Für wen es gedacht ist

Die Jahreshauptversammlung Schritt für Schritt. Die Checkliste reicht von der Raumbuchung und der Einladung über das Einholen von Berichten und Wahlvorschlägen bis zur Feststellung der Beschlussfähigkeit am Abend und dem Versand des Protokolls, sodass der Schriftführer auf einen Blick sieht, was erledigt ist und was noch aussteht.

Schriftführer von Vereinen, kleinen gemeinnützigen Organisationen und Initiativen, die eine Jahreshauptversammlung organisieren, und Vorstandsmitglieder, die die Aufgaben untereinander aufteilen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Datum, Ort, Versammlungsleitung und Schriftführer der diesjährigen Versammlung
• Einladung, Tagesordnung, Berichte und Wahlvorschläge rechtzeitig vorbereitet
• Anwesenheit, Beschlussfähigkeit und Abstimmungsverfahren für den Tag
• Protokoll, Änderungen im Vorstand und eventuelle Meldungen nach der Versammlung
• Wer im Vorstand welche Aufgabe übernimmt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Organisation, Datum der Versammlung, Ort, Schriftführer und Vorsitz ein.
2. Prüfen Sie Ihre Satzung auf Einladungsfristen, Beschlussfähigkeit und Abstimmungsregeln und tragen Sie Ihre eigenen Termine bei den davon abhängigen Aufgaben ein.
3. Haken Sie jeden Punkt ab, wenn er erledigt ist, und streichen Sie Punkte, die für Ihre Gruppe nicht gelten.
4. Legen Sie in einer Vorstandssitzung fest, wer welche Aufgabe übernimmt, und schreiben Sie die Initialen neben den Punkt.
5. Nehmen Sie das Blatt mit in die Versammlung und erledigen Sie den Abschnitt Nach der Versammlung in den folgenden Wochen.
6. Die Browser-Version wird in Ihrem eigenen Browser gespeichert und lässt Sie eigene Punkte ergänzen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie früh müssen wir zur Jahreshauptversammlung einladen?

Das legt Ihre eigene Satzung fest, manchmal auch die Vorschriften für Ihre Organisationsform, die bei Ihnen gelten. Die Checkliste enthält keine Einladungsfrist; prüfen Sie Ihre Satzung und tragen Sie das Datum auf dem Blatt ein.

Wann ist die Versammlung beschlussfähig?

Ihre Satzung legt die Zahl oder den Anteil der Mitglieder fest, die anwesend sein müssen. Notieren Sie diese vor dem Tag, zählen Sie die Anwesenden bei Eröffnung der Versammlung und halten Sie die Zahl im Protokoll fest.

Müssen wir danach etwas an eine Behörde schicken?

Das hängt davon ab, wie Ihre Gruppe organisiert ist und wo sie ihren Sitz hat. Manche müssen Änderungen im Vorstand melden oder Abschlüsse einreichen; viele kleine Vereine müssen nichts einreichen. Prüfen Sie die Vorschriften, die für Sie gelten, und vermerken Sie eine Meldung auf dem Blatt.

Können wir sie für eine außerordentliche Mitgliederversammlung nutzen?

Ja. Die meisten Schritte sind gleich. Streichen Sie Jahresberichte und Wahlen, wenn sie nicht auf der Tagesordnung stehen, und ergänzen Sie den Antrag, über den beraten wird.