Inventar- und Versicherungsverzeichnis für Vereine

Für wen es gedacht ist

Eine Liste von allem, was die Gruppe besitzt. Jeder Gegenstand hat seine Kosten, seinen Aufbewahrungsort und die verantwortliche Person, die Art der Finanzierung und den Wert, mit dem er versichert ist, sodass der Kassenwart dem Versicherer bei der Verlängerung Auskunft geben und dem Vorstand die Summen berichten kann.

Kassenwarte und Schriftführer von Vereinen, kleinen gemeinnützigen Organisationen und Gemeinschaftsgruppen, deren Ausstattung auf Halle, Lager und die Garagen von Mitgliedern verteilt ist.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeden Gegenstand im Besitz der Gruppe, mit Seriennummer oder Kennzeichnung
• Wo sich jeder Gegenstand befindet und welches Mitglied ihn verwahrt
• Was er gekostet hat und ob er aus Fördermitteln, per Kauf oder als Schenkung finanziert wurde
• Den Versicherungswert jedes Gegenstands und die Summe für die Verlängerung
• Ausgeschiedene Gegenstände und wann sie ausgeschieden sind

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Organisation, Datum des Verzeichnisses, die führende Person sowie Versicherer und Policennummer ein.
2. Führen Sie jeden Gegenstand in einer eigenen Zeile auf, mit Kategorie und einer eventuellen Seriennummer oder Kennzeichnung, die Sie angebracht haben.
3. Erfassen Sie, wo er aufbewahrt wird oder welches Mitglied ihn hat, das Anschaffungsdatum und die Kosten.
4. Notieren Sie die Finanzierung, damit über geförderte Gegenstände berichtet werden kann, und tragen Sie den Versicherungswert aus Ihrer eigenen Aufstellung ein.
5. Wird ein Gegenstand verkauft, verschrottet oder weggegeben, tragen Sie das Abgangsdatum ein, statt die Zeile zu löschen.
6. Prüfen Sie die Summen vor jeder Verlängerung der Versicherung; sie werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Welchen Versicherungswert sollen wir eintragen?

Den Wert, den Ihre Police für diesen Gegenstand ansetzt, aus Ihrer eigenen Aufstellung oder von Ihrem Versicherer. Das Blatt schlägt keinen vor; es addiert nur, was Sie eintragen, damit sich die Summe mit Ihrem Versicherungsschutz abgleichen lässt.

Warum festhalten, wer einen Gegenstand finanziert hat?

Geldgeber fragen manchmal, was mit ihrer Förderung angeschafft wurde und ob es noch genutzt wird, und geschenkte Gegenstände können an Bedingungen geknüpft sein. Eine Spalte „Finanziert durch“ macht beide Fragen schnell beantwortbar.

Gehören auch kleine Gegenstände ins Verzeichnis?

Das entscheidet Ihr Vorstand. Manche Gruppen erfassen alles, was das Gebäude verlässt; andere legen eine eigene Untergrenze fest und vermerken sie auf dem Blatt, damit der nächste Kassenwart Bescheid weiß.

Worin unterscheidet es sich von einer Inventarliste für Gemeindehaus und Vereinsheim?

Eine Inventarliste erfasst meist, was sich in einem Raum befindet und in welchem Zustand. Dieses Verzeichnis ist der Blick des Kassenwarts auf alles, was die Gruppe besitzt, mit Kosten, Finanzierung und Versicherung.