Lista de verificación para el traspaso de cargos de la junta

Para quién es

Todo lo que un cargo entrega a quien lo sustituye. Cuando deja el puesto la presidencia, la secretaría o la tesorería, esta lista guía a ambas personas por los documentos, el dinero, las llaves y los accesos, los contactos y las tareas que siguen abiertas, y termina con la firma de las dos.

Presidentes, secretarios y tesoreros salientes y entrantes de clubes, pequeñas organizaciones benéficas y grupos comunitarios, normalmente en las semanas posteriores a la asamblea general anual.

Qué te ayuda a controlar

• Los documentos y registros que debe tener quien asume el cargo
• Firmas autorizadas en el banco, talonarios, fondos de caja y facturas sin pagar
• Llaves, contraseñas, cuentas de correo y almacenamiento
• Los financiadores, clientes y proveedores que necesitan un nuevo contacto
• Subvenciones, reservas y renovaciones en curso

Cómo usarla

1. Escribe arriba la organización, el cargo, el nombre de las dos personas y la fecha del traspaso.
2. Repasad juntos cada grupo de elementos, marcando lo que ya se ha entregado y dejando sin marcar lo que falte.
3. Usa la tabla para anotar dónde se guarda cada cosa y lo que la nueva persona necesita saber de ella.
4. Cambia las contraseñas y las firmas autorizadas en el banco en lugar de limitarte a entregarlas, y anota cuándo se hizo cada cambio.
5. Las dos personas firman al pie de la lista impresa cuando esté completa; guarda una copia con las actas.
6. Imprímela para la reunión de traspaso, o rellénala en línea, donde se guarda en tu propio navegador.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debe hacerse el traspaso?

Lo antes posible después de la elección, en cuanto las dos personas puedan reunirse. Cambiar las firmas autorizadas en el banco puede llevar semanas, así que conviene empezar por ahí. Tus estatutos pueden indicar cuándo asume el cargo la nueva persona.

¿Hay que anotar las contraseñas en la hoja?

No. Anota dónde se usa cada acceso y que se ha cambiado o transferido, no la contraseña en sí. Entrega las contraseñas en persona o mediante un gestor de contraseñas y cámbialas después.

¿Y si la persona saliente no está disponible?

La presidencia u otro miembro de la junta puede repasar la lista con la nueva persona, señalando lo que no se haya encontrado. Esos huecos pasan a ser tareas para la próxima reunión.

¿Sirve para otros cargos además de los tres principales?

Sí. Los responsables de socios, de reservas o de bienestar también tienen documentos y llaves. Marca lo que corresponda y añade tus propios elementos en la versión para el navegador.