Spenderverzeichnis mit Spendenzusagen

Für wen es gedacht ist

Wer was zugesagt hat und ob es angekommen ist. Jeder Spender bekommt eine Zeile mit Zusage, Zahlung und Datum, sodass offenen Zusagen nachgegangen werden kann und niemand ohne Dankeschön bleibt.

Kleine gemeinnützige Organisationen, Spendenkomitees, Kirchengemeinden, Dorfgemeinschaftshäuser und Schulgruppen, die Zusagen für einen Fonds oder ein Projekt sammeln.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeden Spender und wie er erreichbar ist
• Was jeder zugesagt hat und wann
• Was tatsächlich eingegangen ist und wie gezahlt wurde
• Den noch offenen Betrag je Spender
• Wem gedankt wurde und wem noch nicht

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Organisation, Spendenaktion oder Fonds, Zeitraum und die Person ein, die das Verzeichnis führt.
2. Legen Sie für jeden Spender bei der Zusage eine Zeile an, mit Datum und zugesagtem Betrag.
3. Tragen Sie bei Geldeingang Betrag, Datum und Zahlungsart ein; die Spalte „Offen“ wird im Browser und in der Excel-Datei berechnet.
4. Haken Sie „Gedankt“ ab, sobald ein Dankschreiben verschickt ist, und nutzen Sie die Notizspalte für Wünsche des Spenders, etwa anonym zu bleiben.
5. Listen Sie vor jeder Vorstandssitzung die Spender mit offenem Betrag auf und legen Sie fest, wer bei wem nachfasst.
6. Bewahren Sie das Verzeichnis sicher auf; es enthält persönliche Kontaktdaten.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Kann ich eine Spende ohne vorherige Zusage erfassen?

Ja. Tragen Sie bei „Zugesagt“ und „Erhalten“ denselben Betrag ein, dann ist der offene Betrag null. Die Summen zeigen trotzdem den vollen Betrag, der für die Aktion gesammelt wurde.

Was ist mit Spendern, die in Raten zahlen?

Führen Sie eine Zeile pro Spender und aktualisieren Sie den erhaltenen Betrag bei jeder Rate mit der laufenden Summe. Die Daten der früheren Zahlungen halten Sie in der Notizspalte fest.

Wo erfasse ich Erklärungen zur steuerlichen Begünstigung?

Jede Regelung, über die eine gemeinnützige Organisation Steuern auf Spenden zurückfordern kann, hat eigene Formulare und Regeln, die sich von Land zu Land unterscheiden. Notieren Sie in der Notizspalte, wo eine solche Erklärung aufbewahrt wird, und prüfen Sie die Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten.

Wie sollten Spenderdaten aufbewahrt werden?

Das Verzeichnis enthält Namen und Kontaktdaten. Halten Sie Papierexemplare daher unter Verschluss und digitale Kopien mit Passwort geschützt. Die Browser-Version speichert nur in Ihrem eigenen Browser.