Formular für Zahlungsfreigabe und Zeichnungsberechtigte

Für wen es gedacht ist

Ein Formular für jede Auszahlung. Wer die Zahlung beantragt, trägt ein, wer wie viel wofür erhalten soll; zwei Zeichnungsberechtigte prüfen die Unterlagen und unterschreiben; der Kassenwart notiert Zahlungsdatum und Kassenbuch-Referenz – so hat jede Zahlung ihren eigenen Beleg.

Kassenwarte und Zeichnungsberechtigte von Vereinen, kleinen gemeinnützigen Organisationen und Initiativen, deren Regeln die Freigabe einer Zahlung durch zwei Personen verlangen, und Vorstände, die ihre Kontrollen verschärfen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wer bezahlt werden soll, wie viel und wofür
• Die Haushaltsposition oder der Fonds, aus dem die Zahlung kommt
• Die Rechnung oder Quittung, die der Zahlung zugrunde liegt
• Die Prüfungen vor jeder Unterschrift
• Zwei Zeichnungsberechtigte, das Zahlungsdatum und die Kassenbuch-Referenz

So verwenden Sie es

1. Die Person, die die Zahlung beantragt, trägt Organisation, Datum, Empfänger sowie den Betrag in Ziffern und in Worten ein.
2. Listen Sie auf, was die Zahlung abdeckt, eine Zeile je Rechnung oder Quittung, mit Haushaltsposition oder Fonds und Zahlungsart.
3. Heften Sie die Rechnung oder Quittung an und geben Sie das Formular an den ersten Zeichnungsberechtigten.
4. Jeder Zeichnungsberechtigte geht die Prüfpunkte durch und unterschreibt; niemand sollte eine Zahlung an sich selbst freigeben.
5. Wenn das Geld abgeht, trägt der Kassenwart Zahlungsdatum und Kassenbuch- oder Scheck-Referenz ein und legt das Formular mit der Rechnung ab.
6. Drucken Sie einen Block Formulare für den Ordner des Kassenwarts oder füllen Sie es online aus; dort wird es in Ihrem eigenen Browser gespeichert.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Brauchen wir zwei Zeichnungsberechtigte?

Das hängt von Ihrer Satzung, Ihrer Kontovollmacht und etwaigen Auflagen von Geldgebern ab. Das Formular bietet Platz für zwei, weil viele Gruppen so arbeiten; prüfen Sie Ihre eigenen Regeln, was für Sie gilt.

Warum den Betrag in Worten und in Ziffern schreiben?

So fällt eine geänderte Zahl leicht auf, und es entspricht der Art, wie ein Scheck ausgefüllt wird. Stimmen Ziffern und Worte nicht überein, geht das Formular an die antragstellende Person zurück.

Wofür ist die Protokoll-Referenz?

Manche Vorstände genehmigen größere oder ungewöhnliche Zahlungen in einer Sitzung. Die Nummer des Protokollpunkts auf dem Formular verknüpft die Zahlung mit diesem Beschluss, sodass ein Prüfer ihn später nachvollziehen kann.

Kann ein Formular mehrere Rechnungen abdecken?

Ja, wenn alle an denselben Empfänger gehen. Geben Sie jeder Rechnung eine eigene Zeile in der Tabelle und achten Sie darauf, dass der Betrag oben die Summe der Zeilen ist.