Auslagenabrechnung für Ehrenamtliche mit Freigabe

Für wen es gedacht ist

Ein Abrechnungsblatt, das Ehrenamtliche ausfüllen und die Kassenführung freigibt. Jede Auslage kommt mit ihrem Beleg in eine Zeile, und die Spalten für Genehmigung und Zahlung zeigen, was die Gruppe zu erstatten beschlossen hat und wann sie es getan hat.

Ehrenamtliche, die sich Ausgaben zurückholen, die sie für einen Verein, eine gemeinnützige Organisation oder eine Gemeinschaftsgruppe ausgelegt haben, sowie Kassenwarte und Vorstandsmitglieder, die Abrechnungen genehmigen und auszahlen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Auslage der ehrenamtlichen Person mit Datum und Zweck
• Ob zu jeder Zeile ein Beleg vorliegt
• Den beantragten Betrag im Vergleich zum genehmigten
• Was erstattet wurde, wann und auf welchem Weg
• Einen eventuell noch offenen Betrag für die ehrenamtliche Person

So verwenden Sie es

1. Die ehrenamtliche Person trägt Organisation, Namen, Funktion, Zeitraum und eine Abrechnungsnummer ein und listet dann jede Auslage mit Datum, Beschreibung und Kategorie auf.
2. Haken Sie für jede Zeile „Beleg“ ab, heften Sie die Belege in derselben Reihenfolge an und tragen Sie den beantragten Betrag ein.
3. Die genehmigende Person trägt in jeder Zeile den genehmigten Betrag ein, der nach Ihrer eigenen Auslagenregelung niedriger sein kann als beantragt, und unterschreibt unten.
4. Die Kassenführung trägt den ausgezahlten Betrag, das Datum und die Zahlungsart ein, sobald das Geld an die ehrenamtliche Person zurückgeflossen ist.
5. Summen, die Differenz zwischen beantragt und genehmigt und ein eventuell noch offener Betrag werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier addieren Sie jede Spalte von oben nach unten.
6. Legen Sie die unterschriebene Abrechnung mit den Belegen ab und erfassen Sie die Zahlung im Kassenbuch.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was können Ehrenamtliche abrechnen?

Was die Auslagenregelung Ihrer Organisation zulässt. Das Blatt nennt weder erstattungsfähige Kosten noch Fahrtkostensätze; wenn Sie Fahrten erstatten, tragen Sie den Betrag nach Ihrer Regelung in die Spalte „Beantragt“ ein und notieren Sie die Strecke in der Beschreibung.

Warum gibt es neben „Beantragt“ auch eine Spalte „Genehmigt“?

Damit eine Abrechnung teilweise genehmigt werden kann – zum Beispiel, wenn ein Beleg fehlt –, ohne das Formular neu zu schreiben. Die Summe der Differenzen zeigt auf einen Blick, wie viel nicht genehmigt wurde.

Berührt die Erstattung von Auslagen den Status als Ehrenamtliche?

Die Erstattung tatsächlich entstandener Auslagen wird in der Regel anders behandelt als eine Bezahlung, doch die Vorschriften unterscheiden sich von Land zu Land. Prüfen Sie im Zweifel die Regelungen, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten, besonders bei pauschalen Zahlungen.

Kann ein Blatt mehrere Monate abdecken?

Ja, legen Sie den Zeitraum im Kopf fest. Viele Gruppen bevorzugen eine Abrechnung pro Monat oder pro Veranstaltung, damit jede zügig genehmigt und ausgezahlt werden kann.