Fristenkalender für Jahresmeldungen im Verein

Für wen es gedacht ist

Das Jahr des Vorstands auf einer Seite. Ein Monatsraster zeigt, was wann fällig ist, und in einer Aufgabenliste hat jede Meldung, Verlängerung, Einladung oder jeder Bericht an Geldgeber einen Verantwortlichen, ein Datum, bis zu dem alles vorbereitet sein soll, und einen Vermerk, wann es verschickt und bestätigt wurde.

Schriftführer, Kassenwarte und Vorsitzende von Vereinen, kleinen gemeinnützigen Organisationen und Initiativen, die sich alle ein bis zwei Monate treffen und sich zwischen den Sitzungen nicht auf ihr Gedächtnis verlassen können.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was in jedem Monat des Jahres fällig ist
• An wen jede Meldung, jeder Bericht oder jede Mitteilung geht
• Welcher Amtsträger dafür verantwortlich ist
• Bis wann es vorbereitet sein soll, vor dem eigentlichen Fälligkeitsdatum
• Wann es verschickt wurde und ob der Eingang bestätigt wurde

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Organisation, Jahr, Schriftführer und Kassenwart ein.
2. Listen Sie jede wiederkehrende Meldung und Aufgabe in der Tabelle auf und entnehmen Sie die Fristen den Vorgaben Ihrer Aufsichtsbehörde, Versicherung, Geldgeber und Satzung.
3. Geben Sie jedem Punkt einen verantwortlichen Amtsträger und ein Vorbereitungsdatum, das dem Vorstand Zeit lässt, ihn zu sehen.
4. Übertragen Sie jeden Punkt in den Monat des Rasters, in dem er fällig ist, damit das Jahr auf einen Blick lesbar ist, und haken Sie den Monat ab, wenn alles darin erledigt ist.
5. Haken Sie jeden Punkt beim Versand mit Datum ab und noch einmal, wenn eine Bestätigung eingeht.
6. Bringen Sie das Blatt zu jeder Vorstandssitzung mit oder führen Sie es online; dort wird es in Ihrem eigenen Browser gespeichert.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Enthält der Kalender die Abgabefristen?

Nein. Fristen hängen von Ihrem Land, Ihrer Rechtsform, Ihrem Geschäftsjahr und Ihren Geldgebern ab, deshalb sind keine vorgegeben. Entnehmen Sie jedes Datum den Vorgaben der Stelle, an die Sie berichten, und tragen Sie es selbst ein.

Welche Punkte gehören hinein?

Alles, was einmal im Jahr anfällt und leicht vergessen wird: Jahresmeldungen und Jahresabschluss, Kassenprüfung, Verlängerung der Versicherung, Einladung zur Jahreshauptversammlung, Verbandsbeiträge, Verlängerung von Genehmigungen, Berichte an Geldgeber und die Überprüfung von Richtlinien.

Warum ein Vorbereitungsdatum zusätzlich zum Fälligkeitsdatum?

Weil die meisten Punkte vorher vom Vorstand gesehen oder genehmigt werden müssen. Ein früheres Datum für die Vorbereitung bedeutet, dass der Punkt vor Fristablauf in eine Sitzung gehen kann.

Können wir ihn im nächsten Jahr wiederverwenden?

Ja. Aufgaben und Verantwortliche ändern sich selten stark. Übernehmen Sie die Tabelle, aktualisieren Sie die Daten und leeren Sie die Spalten für Versand und Bestätigung.