Fördermittel-Übersicht mit Ausgaben und Verwendungsnachweis

Für wen es gedacht ist

Was jeder Geldgeber bewilligt hat und wofür es verwendet wurde. Die Ausgabenzeilen erfassen jede Anschaffung und die Förderung, aus der sie bezahlt wurde; die Fördertabelle stellt jede Bewilligung ihrem Berichtstermin gegenüber, sodass die Gruppe einem Geldgeber genau zeigen kann, wie sein Geld eingesetzt wurde.

Kassenwarte und Projektverantwortliche in kleinen gemeinnützigen Organisationen, Vereinen und Gemeinschaftsgruppen, die mehrere Förderungen gleichzeitig haben und über jede berichten müssen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede bewilligte Förderung mit Geldgeber, Betrag und Eingangsdatum
• Wofür jede Förderung bisher ausgegeben wurde und was noch übrig ist
• Den verbrauchten Anteil jeder Förderung in Prozent
• Wie viele Tage bis zu jedem Berichtstermin bleiben
• Jede Ausgabenzeile mit Lieferant und der Angabe, ob der Beleg vorliegt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Organisation, Geschäftsjahr und Ihren Namen ein.
2. Tragen Sie jede Förderung bei Geldeingang in die Fördertabelle ein, mit dem Berichtstermin aus dem Bewilligungsschreiben; Zweck und Ausgabefrist notieren Sie im Notizbereich.
3. Erfassen Sie jede Anschaffung in der Tabelle der Ausgabenzeilen mit der zugehörigen Förderung, und haken Sie „Beleg“ ab, sobald der Beleg abgelegt ist.
4. Addieren Sie die Ausgabenzeilen jeder Förderung und tragen Sie die Summe in deren Spalte „Ausgegeben“ ein; Rest, Prozent ausgegeben und Tage bis zum Bericht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet.
5. Sortieren oder filtern Sie vor jedem Berichtstermin die Ausgabenzeilen nach Förderung und nutzen Sie sie als Grundlage für den Verwendungsnachweis.
6. Tragen Sie das Datum ein, an dem der Bericht verschickt wurde, und bewahren Sie die Eingangsbestätigung des Geldgebers bei den Unterlagen auf.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Warum wird „Ausgegeben“ in der Fördertabelle von Hand eingetragen?

Weil eine Ausgabenzeile nur zu einer Förderung gehören kann und das Blatt beide Listen einfach hält. Addieren Sie die Ausgabenzeilen einer Förderung und übertragen Sie die Summe; in der Excel-Datei können Sie die Ausgabentabelle auch nach dem Namen der Förderung filtern.

Was ist, wenn eine Förderung nur für bestimmte Zwecke verwendet werden darf?

Schreiben Sie den Zweck genau so auf, wie der Geldgeber ihn formuliert hat, und prüfen Sie jede Ausgabe vor dem Kauf daran. Die Übersicht über zweckgebundene und freie Mittel hilft, zweckgebundenes Geld in der Hauptbuchhaltung getrennt zu halten.

Was gehört in den Bericht an den Geldgeber?

Jeder Geldgeber legt eigene Fragen und ein eigenes Format fest. Dieses Blatt liefert Ihnen die Zahlen und die Belegspur; Formulierungen, Ergebnisse und angeforderte Nachweise stammen aus Ihren Projektunterlagen.

Darf nicht ausgegebenes Geld behalten werden?

Das hängt ganz von den Bedingungen des Geldgebers ab. Prüfen Sie das Bewilligungsschreiben oder fragen Sie den Geldgeber vor Ablauf der Ausgabefrist, und notieren Sie die Vereinbarung auf dem Blatt.