Büro und Gremien · OC-01

Sitzungsprotokoll

Kostenlose Vorlage für das Sitzungsprotokoll: Anwesende und Entschuldigte, eine Zeile pro Tagesordnungspunkt mit Beschluss, dann Aufgaben mit Termin.

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2 Seiten. Wählen Sie das Papierformat: Beide Fassungen haben genau dasselbe Layout, keine wird verkleinert, damit sie passt.

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Die ausfüllbaren Fassungen haben echte Formularfelder: Öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Programm, schreiben Sie hinein und speichern Sie sie. Hilfe zum Drucken.

Wofür dieses Blatt gedacht ist

Sie schreiben Protokolle, die nützlich bleiben, weil der Großteil der Seite den zwei Dingen gehört, wegen derer man sie später liest: was beschlossen wurde und wer was zugesagt hat.

Für wen es gedacht ist

Ausschüsse, Vereine, Mieter- und Anwohnervereinigungen, gemeinnützige Organisationen, Schulgremien, kleine Unternehmen und alle, denen das Protokollbuch in die Hand gedrückt wurde.

So verwenden Sie es

Füllen Sie den Kopf vor Beginn der Sitzung aus, einschließlich der Endzeit.
Formulieren Sie den Beschluss als Satz, den auch jemand versteht, der nicht dabei war.
Tragen Sie jede Aufgabe mit Name und Datum in die Aufgabentabelle ein, auch die kleinen.
Lesen Sie die Aufgaben vor, bevor alle gehen. Dann fallen Fehler auf.
Verschicken Sie das Protokoll innerhalb weniger Tage – ein Protokoll, das einen Monat später genehmigt wird, ist nur noch halb erinnert.

Was das Blatt enthält

2 Seiten, in dieser Reihenfolge:

Seite 1

Unter dem Titel: Das Protokoll einer Sitzung: wer dabei war, was beschlossen wurde und wer was bis wann zugesagt hat.

Beschlüsse und Aufgaben, keine Mitschrift. Ein Protokoll hält Beschlüsse und Aufgaben fest, es ist keine Mitschrift. Das Layout unten gibt diesen beiden den Großteil der Seite, weil man das Protokoll sechs Monate später genau deswegen liest.

Ausfüllzeilen: Gremium oder Ausschuss · Sitzung · Datum · Beginn · Ende · Ort oder Link · Vorsitz · Protokoll

Anwesende und Entschuldigte

Tabelle, 3 Zeilen: Anwesend · Entschuldigt · Als Gäste

Punkte — eine Zeile pro Tagesordnungspunkt – kurz die Diskussion, dann der Beschluss

Tabelle, 5 Zeilen: Nr. · Posten · Diskussion in Kürze · Beschluss

Seite 2

Aufgaben — zu jeder Aufgabe gehören ein Name und ein Datum

Tabelle, 17 Zeilen: Nr. · Vereinbarte Aufgabe · Eigentümer · Bis wann · Erledigt

Ausfüllzeilen: Nächste Sitzung am · Ort · Protokoll genehmigt am

Häufige Fragen

Wie viel von der Diskussion soll ich festhalten?

So viel, dass der Beschluss nachvollziehbar ist, und nicht mehr. Ein Protokoll ist keine Mitschrift, und ein langes Protokoll wird seltener gelesen und genehmigt.

Müssen Protokolle in einer bestimmten Form geführt werden?

Das hängt davon ab, welche Art von Organisation Sie sind und wo. Eingetragene gemeinnützige Organisationen, Gesellschaften und öffentliche Stellen haben oft besondere Pflichten zu Unterlagen und deren Aufbewahrungsdauer; ein Lesekreis hat sie nicht. Prüfen Sie, was für Sie gilt – dieses Blatt nimmt dazu keine Stellung.

Die Fassung, die rechnet

Vorlagen zum selben Thema mit Online-Version und, wo es etwas zu berechnen gibt, einer Excel-Datei.

Sitzungsprotokoll

Wofür dieses Blatt gedacht ist

Für wen es gedacht ist

So verwenden Sie es

Was das Blatt enthält

Seite 1

Anwesende und Entschuldigte

Punkte — eine Zeile pro Tagesordnungspunkt – kurz die Diskussion, dann der Beschluss

Seite 2

Aufgaben — zu jeder Aufgabe gehören ein Name und ein Datum

Häufige Fragen

Die Fassung, die rechnet

Besprechungsnotizen mit Maßnahmenliste

Protokoll für das Elterngespräch

Checkliste für die Planung der Jahreshauptversammlung

Anwesenheit und Beschlussfähigkeit im Vorstand

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Maßnahmenliste mit Zuständigkeiten

Entscheidungsprotokoll mit Begründung

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