Anwesenheit und Beschlussfähigkeit im Vorstand

Für wen es gedacht ist

Ein Jahr Vorstandssitzungen in einem Raster. Jede Sitzung hat eine Spalte mit ihrem Datum, der Zahl der Anwesenden und der Angabe, ob sie nach Ihren eigenen Regeln beschlussfähig war, und die Zeile jedes Mitglieds zeigt für jede Sitzung anwesend, entschuldigt oder fehlend.

Schriftführer von Vorständen in Vereinen, gemeinnützigen Organisationen und Initiativen, die die Anwesenheit festhalten und nachweisen müssen, dass Sitzungen beschlussfähig waren.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jedes Vorstandsmitglied und sein Amt
• Anwesend, entschuldigt oder fehlend bei jeder Sitzung
• Besuchte Sitzungen jedes Mitglieds im Laufe des Jahres
• Zahl der Anwesenden je Sitzung im Vergleich zu Ihrem Quorum
• Welche Sitzungen beschlussfähig waren und welche nicht

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie Organisation, Amtsjahr, Schriftführer und das in Ihrer Satzung festgelegte Quorum ein.
2. Listen Sie seitlich jedes Vorstandsmitglied mit seinem Amt auf.
3. Schreiben Sie das Datum jeder Sitzung in die oberste Zeile ihrer Spalte.
4. Markieren Sie jedes Mitglied für diese Sitzung mit A, E oder F und tragen Sie dann die Zahl der Anwesenden sowie J oder N für die Beschlussfähigkeit ein.
5. Zählen Sie zum Jahresende die besuchten Sitzungen jedes Mitglieds für den Bericht an die Jahreshauptversammlung zusammen.
6. Beginnen Sie nach sechs Sitzungen ein neues Blatt; die Browser-Version wird in Ihrem eigenen Browser gespeichert.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Welches Quorum sollten wir verwenden?

Das in Ihrer Satzung oder Geschäftsordnung festgelegte. Das Blatt enthält keinen Wert; tragen Sie Ihren oben ein und prüfen Sie die Anwesenheit jeder Sitzung daran.

Zählen Entschuldigte für die Beschlussfähigkeit mit?

In der Regel nicht, denn entschuldigt heißt, dass das Mitglied nicht da war; folgen Sie aber dem, was Ihre eigenen Regeln sagen. Halten Sie Entschuldigungen getrennt fest, damit das Protokoll sie aufführen kann.

Was ist, wenn eine Sitzung nicht beschlussfähig war?

Tragen Sie in der Zeile Beschlussfähig ein N ein und vermerken Sie es im Protokoll. Was mit Beschlüssen einer nicht beschlussfähigen Sitzung geschieht, hängt von Ihren Regeln ab; viele Gruppen bestätigen sie in der nächsten beschlussfähigen Sitzung.

Können kooptierte Mitglieder und Gäste ins Raster?

Ja. Tragen Sie ihren Status in die Spalte Amt ein, damit klar ist, ob sie nach Ihren Regeln für die Beschlussfähigkeit zählen.