Lista de verificación para la asamblea general anual

Para quién es

La asamblea general anual, etapa por etapa. La lista va desde reservar la sala y enviar la convocatoria, pasando por reunir los informes y las candidaturas, hasta comprobar el quórum el día de la reunión y distribuir el acta, para que la secretaría vea de un vistazo lo que está hecho y lo que aún está pendiente.

Secretarios de clubes, sociedades, pequeñas organizaciones benéficas y grupos comunitarios que organizan una asamblea general anual, y miembros de la junta que se reparten las tareas.

Qué te ayuda a controlar

• La fecha, el lugar, la presidencia y la secretaría de la asamblea de este año
• Convocatoria, orden del día, informes y candidaturas preparados a tiempo
• Asistencia, quórum y forma de votación para el día de la reunión
• Acta, cambios de cargos y trámites posteriores a la reunión
• Quién de la junta se encarga de cada tarea

Cómo usarla

1. Escribe arriba la organización, la fecha de la asamblea, el lugar, la secretaría y la presidencia.
2. Consulta en tus estatutos los plazos de convocatoria, el quórum y las normas de votación, y anota tus propias fechas junto a las tareas que dependen de ellos.
3. Marca cada elemento cuando esté hecho y tacha los que no se apliquen a tu grupo.
4. Acordad en una reunión de la junta quién se encarga de cada tarea y escribe sus iniciales junto al elemento.
5. Lleva la hoja a la reunión y completa la sección de después en las semanas siguientes.
6. La versión para el navegador se guarda en tu propio navegador y te permite añadir tus propios elementos.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que convocar la asamblea anual?

Lo fijan tus estatutos o tu reglamento y, a veces, la normativa aplicable a tu tipo de organización en tu país o región. La lista no incluye ningún plazo de convocatoria; consulta tu documento rector y anota la fecha en la hoja.

¿Qué se considera quórum?

Tus estatutos fijan el número o la proporción de socios que deben estar presentes. Anótalo antes del día y cuenta la asistencia al abrir la reunión, dejando constancia de la cifra en el acta.

¿Hay que enviar algo a un organismo regulador después?

Depende de cómo esté constituido tu grupo y de dónde esté. Algunas entidades deben comunicar los cambios de cargos o presentar cuentas; muchos clubes pequeños no tienen que presentar nada. Consulta la normativa que te aplica y anota cualquier trámite en la hoja.

¿Podemos usarla para una asamblea extraordinaria?

Sí. La mayoría de las etapas son las mismas. Tacha los informes anuales y las elecciones si no están en el orden del día y añade la moción que se va a debatir.