Urlaubsplaner für Mitarbeiter

Für wen es gedacht ist

Zwei Hälften derselben Aufgabe. Die erste Tabelle enthält die Anträge – Daten, Tage, Vertretung und ein Häkchen bei Genehmigung; die zweite hat eine Zeile pro Person, mit dem Anspruch aus dem jeweiligen Arbeitsvertrag, dem Übertrag, den genommenen und den verbleibenden Tagen.

Für kleine Arbeitgeber, die den Urlaub an einer Wandtafel oder im Posteingang verwalten, für Vorgesetzte, die sehen müssen, ob zwei Personen dieselben zwei Wochen beantragt haben, und für alle, die festhalten wollen, wer was genehmigt hat.

Was Sie damit im Blick behalten

• Welchen Anspruch jede Person hat, laut ihrem eigenen Arbeitsvertrag
• Übertragene, genommene und verbleibende Tage, berechnet
• Jeden Antrag mit den Daten und der Zahl der Tage, die er verbraucht
• Wer die Arbeit während der Abwesenheit übernimmt
• Welche Anträge genehmigt wurden und von wem

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Betrieb, das Urlaubsjahr und die Person ein, die den Planer führt.
2. Tragen Sie jeden Antrag bei Eingang in die erste Tabelle ein: die Person, die Daten von und bis und die Zahl der Tage, die er nach Ihrem Arbeitszeitmodell verbraucht.
3. Füllen Sie darunter die Tabelle „Urlaubskonten“ mit einer Zeile pro Person aus. Anspruch und Übertrag stammen aus Ihren eigenen Arbeitsverträgen und Regelungen – kein Wert auf diesem Blatt kommt von uns.
4. Tragen Sie die Vertretung ein, bevor Sie etwas genehmigen, nicht danach.
5. Haken Sie „Genehmigt“ ab und notieren Sie, wer genehmigt hat und wann. Eine Zeile ohne Häkchen ist noch ein Antrag.
6. Aktualisieren Sie die Spalte „Genommen“ in den Urlaubskonten, wenn der Urlaub tatsächlich genommen wird; Resturlaub und Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie viel Urlaub steht jemandem zu?

Das sagt dieser Planer nicht, und er enthält keinen Wert dafür. Der Anspruch ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag und den Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten. Übernehmen Sie ihn von dort in die Spalte „Anspruch“.

Wie werden die Tage eines Antrags gezählt?

Sie tragen sie selbst ein. Ein Tag bedeutet bei verschiedenen Arbeitszeitmodellen Unterschiedliches – Teilzeit, Schichtarbeit, verdichtete Wochen –, deshalb übernimmt das Blatt die Zahl, die Sie angeben, statt zwischen zwei Daten zu zählen.

Was ist mit Resturlaub aus dem Vorjahr?

Für das, was Ihre Regelung erlaubt, gibt es eine Spalte „Übertrag“. Ob ein Übertrag überhaupt zulässig ist und in welchem Umfang, legen Ihre Arbeitsverträge und die Vorschriften fest, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten.

Können sich Anträge zweier Personen überschneiden?

Der Planer zeigt Überschneidungen, verhindert sie aber nicht. Wenn Sie die Anträge nach dem Von-Datum sortieren, fällt eine Überschneidung sofort auf, und in der Spalte „Vertretung“ halten Sie fest, wie sie gelöst wurde.

Lassen sich auch Krankheit oder unbezahlter Urlaub erfassen?

Die Spalte „Art“ bietet Platz für unbezahlten Urlaub und Freizeitausgleich. Führen Sie Krankmeldungen getrennt – sie sind eine andere Art von Unterlagen und werden anders behandelt.