Protokoll für Schichttausch und Vertretungen

Für wen es gedacht ist

Wer wessen Schicht gearbeitet hat und wer noch eine schuldet. Jede Zeile hält die Schicht fest, wer ursprünglich eingeteilt war, wer sie tatsächlich gearbeitet hat, ob es ein direkter Tausch oder ein Gefallen mit Gegenleistung war, wer zugestimmt hat und wann die Schicht zurückgegeben wurde.

Schichtkräfte in Pflege, Gastronomie, Einzelhandel, Gesundheitswesen und überall sonst, wo Kolleginnen und Kollegen füreinander einspringen und der Dienstplan nicht immer hinterherkommt.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeden Tausch und jede Vertretung, datiert und mit Namen auf beiden Seiten
• Welche von einer Vorgesetzten oder einem Vorgesetzten genehmigt wurden, und von wem
• Welche Schichten noch zurückzugeben sind, und an wen
• Das Datum, an dem ein Gefallen erwidert wurde und die Zeile erledigt ist
• Eine Aufzeichnung, mit der sich Streit darüber klären lässt, wer wann gearbeitet hat

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Arbeitsplatz, das Team und den Zeitraum des Blatts ein.
2. Sobald ein Tausch oder eine Vertretung vereinbart ist, legen Sie sofort eine Zeile an: Datum und Uhrzeit der Schicht, wer eingeteilt war und wer sie übernimmt.
3. Wählen Sie Tausch oder Vertretung. Bei einem Tausch wird gegen eine andere Schicht getauscht; bei einer Vertretung wird eine Schicht übernommen, ohne dass bisher etwas zurückgegeben wurde.
4. Notieren Sie, wer zugestimmt hat – die Vorgesetzte oder der Vorgesetzte, die oder der Ja gesagt hat –, damit der Dienstplan korrigiert werden kann.
5. Kreuzen Sie „Offen“ an, wenn nun eine Person der anderen eine Schicht schuldet, und tragen Sie das Datum ein, sobald sie zurückgegeben ist.
6. Gehen Sie am Ende des Zeitraums die Spalte „Offen“ durch und klären Sie, was noch aussteht.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wer sollte das Protokoll führen?

Wer die Aufzeichnung haben möchte. Ein Team kann ein Blatt am Stationstresen oder im Büro führen; Einzelne können ihre eigene Übersicht der abgegebenen und übernommenen Schichten führen, was oft nützlicher ist.

Ändert das Protokoll den Dienstplan oder die Bezahlung?

Nein. Es hält fest, was vereinbart wurde. Ob ein Tausch genehmigt werden muss und wie er sich auf Bezahlung oder Stunden auswirkt, regeln Ihr Arbeitgeber und die bei Ihnen geltenden Vorschriften.

Was ist der Unterschied zwischen Tausch und Vertretung?

Bei einem Tausch tauschen zwei Personen ihre Schichten, und danach ist nichts offen. Bei einer Vertretung übernimmt eine Person eine Schicht als Gefallen, und das Kreuz bei „Offen“ zeigt, dass eine Gegenleistung erwartet wird.

Kann ich einen abgelehnten Tausch eintragen?

Ja – tragen Sie ihn ein und schreiben Sie „abgelehnt“ in die Spalte „Zugestimmt von“. Manchmal ist es nützlich zu zeigen, dass eine Anfrage gestellt wurde.