Verzeichnis für Lieferanten und Subunternehmer

Für wen es gedacht ist

Eine Zeile für jeden Lieferanten und jeden Subunternehmer, mit dem Sie arbeiten. Was er liefert, wer Ihr Ansprechpartner ist, Ihre Kundennummer und die vereinbarten Konditionen, wann seine Versicherung abläuft und was Sie bisher bei ihm ausgegeben haben.

Für Handwerksbetriebe und kleine Firmen, die Arbeiten an Subunternehmer vergeben, für alle, die den Versicherungsschutz eines Auftragnehmers vor Arbeitsbeginn prüfen müssen, und für Betriebe, in denen eine einzige Person alle Lieferantendaten im Kopf oder im Handy hat.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wer was liefert und welche Kundennummer Sie angeben müssen
• Einen namentlichen Ansprechpartner und eine Nummer, unter der er erreichbar ist
• Die mit jedem vereinbarten Konditionen, in Ihren eigenen Worten
• Wann der Versicherungsschutz jedes Auftragnehmers endet, ab heute heruntergezählt
• Was Sie im Zeitraum bei jedem Lieferanten ausgegeben haben

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Ihren Betrieb, das Stichtagsdatum der Zahlen und die Währung ein.
2. Legen Sie für jeden Lieferanten oder Subunternehmer eine Zeile an, mit einer kurzen Beschreibung dessen, was er tatsächlich liefert, statt nur des Firmennamens.
3. Notieren Sie den namentlichen Ansprechpartner und die Nummer oder E-Mail-Adresse, unter der genau diese Person erreichbar ist, nicht die Zentrale.
4. Schreiben Sie die Konditionen genau so auf, wie Sie sie mit dem Lieferanten vereinbart haben. Das Blatt schlägt keine vor und bewertet nicht, was üblich ist.
5. Tragen Sie das Ablaufdatum aus dem Versicherungsnachweis ein, den Sie erhalten haben; die Spalte für die Resttage zählt im Browser und in der Excel-Datei herunter und zeigt nach Ablauf einen Minuswert.
6. Aktualisieren Sie die Umsatzspalte am Ende jedes Zeitraums und fordern Sie einen neuen Nachweis an, bevor die Resttage bei null ankommen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Welche Versicherung sollte ein Auftragnehmer haben?

Das hängt ganz von der Arbeit, dem Land und oft auch vom Auftraggeber ab. Deshalb fragt dieses Verzeichnis nur nach dem Ablaufdatum auf dem Nachweis, der Ihnen vorgelegt wurde. Was erforderlich ist, klären Sie mit Ihrem Versicherer und anhand der Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten.

Warum Konditionen eintragen, statt Standardkonditionen vorzudrucken?

Weil Zahlungsbedingungen zwischen Ihnen und dem Lieferanten vereinbart werden und bei jedem Konto anders sind. Die Spalte nimmt auf, was Sie vereinbart haben; nichts hier schlägt einen Wert vor.

Ist das dasselbe wie das Bestellprotokoll?

Nein. Das Protokoll hat eine Zeile pro Bestellung. Dieses Verzeichnis hat eine Zeile pro Lieferant und enthält die Angaben, die Sie brauchen, bevor Sie überhaupt bestellen. Die meisten Betriebe führen beides.

Wie fülle ich die Umsatzspalte aus?

Addieren Sie, was Sie diesem Lieferanten im Zeitraum gezahlt haben, anhand Ihrer Ausgabenbelege oder des Bestellprotokolls, und tragen Sie oben das Stichtagsdatum der Zahlen ein, damit die Summe aussagekräftig ist.

Kann ich es auch für einmalige Subunternehmer nutzen?

Ja, und es lohnt sich. Die Zeile, aus der hervorgeht, wer diesen Auftrag vor zwei Jahren ausgeführt hat und ob er versichert war, ist genau die, die Sie brauchen, wenn eine Rückfrage kommt.