Versandprotokoll für den Warenausgang

Für wen es gedacht ist

Eine Zeile für alles, was das Haus verlässt. Datum, Bestellnummer, Kunde und Ziel, wie viele Pakete oder Stücke, wer transportiert hat, was der Versand gekostet hat und wer den Empfang quittiert hat. Pakete und Versandkosten werden automatisch summiert.

Für kleine Betriebe, die Ware per Transporter, Kurier oder Post verschicken, für Werkstätten, die fertige Arbeiten ausliefern, und für alle, die schon einmal einen Versand nachweisen mussten und den Lieferschein nicht fanden.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was an welchem Tag und zu welcher Bestellung versandt wurde
• Wohin die Sendung ging und aus wie vielen Paketen oder Stücken sie bestand
• Welcher Versender sie mitgenommen hat und was der Versand gekostet hat
• Wer am anderen Ende den Empfang quittiert hat
• Ob Sie einen Zustellnachweis haben, und die Versandkosten im Zeitraum

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Ihren Betrieb, den Zeitraum und die Person ein, die das Protokoll führt.
2. Legen Sie für jede Sendung beim Versand eine Zeile an, mit Ihrer Bestell- oder Rechnungsnummer, damit sich der Versand den Unterlagen zuordnen lässt.
3. Zählen Sie die Pakete oder Stücke, statt zu schätzen; auf diese Zahl kommt es bei einer Rückfrage an den Versender an.
4. Wählen Sie den Versender und tragen Sie die Versandkosten vom Lieferschein oder aus der Bestätigung des Kurierdienstes ein.
5. Notieren Sie den Namen der Person, die quittiert hat, und haken Sie die Spalte „Nachweis“ ab, sobald Sie eine Unterschrift, ein Foto oder eine Sendungsverfolgung haben.
6. Summen und Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier addieren Sie die Spalten am Seitenende und übertragen die offenen Zeilen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Was gilt als Zustellnachweis?

Alles, was Sie später vorlegen können: ein unterschriebener Lieferschein, die Sendungsverfolgung des Versenders, ein Foto an der Haustür. Das Häkchen sagt, dass Sie etwas in der Hand haben; in der Notizspalte vermerken Sie, was es ist und wo es abgelegt ist.

Soll auch eine Abholung eingetragen werden?

Ja – stellen Sie den Versender auf „Abgeholt“ und tragen Sie in der Spalte für die Unterschrift ein, wer abgeholt hat. Ware, die mit dem Kunden das Haus verlässt, geht genauso oft verloren wie Ware, die ein Kurier mitnimmt.

Wie lange sollte ich das Protokoll aufbewahren?

Lange genug, um eine Rückfrage beantworten zu können, und das ist in der Praxis länger, als man denkt. Wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, richtet sich nach den Vorschriften, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten – prüfen Sie das, statt zu raten.

Kann ich es auch für den Wareneingang nutzen?

Dieses Protokoll ist für den Warenausgang gedacht. Ein eigenes Wareneingangsprotokoll hält erhaltene Lieferungen von versandten Sendungen getrennt, und das lässt sich leichter durchsuchen als ein gemischtes Buch.