Checkliste für neue Kunden (Onboarding)

Für wen es gedacht ist

Alles, was zwischen der Zusage eines Kunden und dem Beginn der Arbeit passieren muss. Drei kurze Listen: was Sie vom Kunden brauchen, was schriftlich vereinbart werden muss und was Sie auf Ihrer Seite vor Arbeitsbeginn und in der ersten Woche einrichten. Streichen Sie, was nicht zutrifft, und ergänzen Sie Eigenes auf den leeren Zeilen.

Für Freiberufler, Agenturen und kleine Firmen, die einen neuen Kunden aufnehmen, und für alle, die schon einmal einen Auftrag begonnen haben und dann feststellten, dass niemand geklärt hatte, wer die Arbeit abnimmt.

Was Sie damit im Blick behalten

• Die Kontakt- und Rechnungsdaten, die Sie brauchen, bevor eine Rechnung hinausgehen kann
• Was schriftlich vereinbart ist und was bisher nur besprochen wurde
• Die Vorbereitung auf Ihrer Seite: Ablage, Zugänge, Kalender, Unterlagen
• Was in der ersten Woche passiert, damit der Kunde von Ihnen hört
• Ihre eigenen Schritte, in Ihren Worten auf den leeren Zeilen am Ende

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben den Kunden, Ihren Hauptansprechpartner, Ihr Aktenzeichen und den Arbeitsbeginn ein.
2. Gehen Sie die erste Liste durch und holen Sie die nötigen Angaben ein. Eine fehlende Rechnungsadresse erfragen Sie besser jetzt als am Tag der Rechnungsstellung.
3. Gehen Sie durch, was vereinbart werden muss, und haken Sie jeden Punkt erst ab, wenn er schriftlich an einer Stelle festgehalten ist, an der Sie ihn wiederfinden.
4. Erledigen Sie die Vorbereitung vor Arbeitsbeginn statt mittendrin und haken Sie die Schritte ab.
5. Arbeiten Sie den Rest der dritten Liste in der ersten Woche ab, damit der Kunde von Ihnen gehört hat und weiß, wie es weitergeht.
6. Ergänzen Sie eigene Zeilen für alles, was Ihr Gewerbe braucht, und drucken oder speichern Sie für jeden Kunden ein neues Exemplar.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Enthält die Checkliste einen Vertrag?

Nein. Sie erinnert Sie daran, Dinge schriftlich zu vereinbaren und eine Kopie aufzubewahren. Was ein Vertrag regeln sollte und was er enthalten muss, um verbindlich zu sein, hängt von der Arbeit und den Vorschriften ab, die in Ihrem Land oder Ihrer Region gelten. Verwenden Sie Ihre eigenen Bedingungen oder lassen Sie sich beraten.

Welche Zahlungsbedingungen soll ich festlegen?

Das vereinbaren Sie mit dem Kunden; nichts auf diesem Blatt schlägt einen Betrag oder eine Anzahl von Tagen vor. Die Liste verlangt nur, dass Ihre Vereinbarung vor Arbeitsbeginn schriftlich festgehalten ist.

Ist das für einen kleinen Auftrag nicht zu viel?

Wahrscheinlich, und genau dafür ist das Streichen gedacht. Bei einem eintägigen Auftrag nutzen die meisten die Hälfte der Zeilen, bei einem Kunden, mit dem sie ein Jahr lang zusammenarbeiten, alle.

Kann ich sie als Vorlage wiederverwenden?

Ja. Füllen Sie die Browser-Version mit den Zeilen aus, die Ihr Betrieb immer braucht, laden Sie sie als PDF herunter und drucken Sie dieses für jeden neuen Kunden aus. Die Häkchen werden in Ihrem eigenen Browser gespeichert und lassen sich für den nächsten Kunden löschen.