Bestellbuch für Einkäufe

Für wen es gedacht ist

Eine nummerierte Zeile für jede Bestellung, die Sie aufgeben. Lieferant, was bestellt wurde, der Nettobetrag und die berechnete Steuer, mit dem berechneten Gesamtbetrag, einem Häkchen, wenn die Ware eintrifft, und Platz für die Rechnungsnummer, die folgt.

Für kleine Firmen, die Bestellungen auf Papier oder per E-Mail aufgeben und kein System haben, das sie festhält, und für alle, die einen Lieferantenkontoauszug mit dem abgleichen, was tatsächlich bestellt wurde und tatsächlich angekommen ist.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede aufgegebene Bestellung, nach Nummer geordnet
• An wen sie ging und was sie enthielt
• Netto, berechnete Steuer und Bestellsumme
• Ob die Ware angekommen ist
• Die Rechnungsnummer des Lieferanten, damit Bestellung und Rechnung zusammengeführt werden können

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben Ihren Betrieb, den Zeitraum, die Währung und Ihr Nummernschema für Bestellungen ein.
2. Legen Sie für jede Bestellung eine Zeile an: Ihre Bestellnummer, das Datum, den Lieferanten und was bestellt wurde.
3. Tragen Sie den Nettobetrag und die vom Lieferanten berechnete Steuer genau so ein, wie Angebot oder Auftragsbestätigung sie ausweisen. Kein Satz auf diesem Blatt stammt von uns.
4. Kreuzen Sie „Erhalten“ an, wenn die Ware oder die Leistung eintrifft, und notieren Sie das Lieferdatum in den Notizen, falls es wichtig ist.
5. Ergänzen Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten, wenn die Rechnung kommt, damit Bestellung, Lieferung und Rechnung zueinander passen.
6. Bestellsumme, Spaltensummen und Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier addieren Sie quer und nach unten.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Muss ich Bestellnummern verwenden?

Für das Bestellbuch selbst nicht, aber sie machen eine Rückfrage beim Lieferanten deutlich kürzer. Jede Folge ist recht – eine fortlaufende Nummer oder Jahr plus Nummer –, solange Sie sie auf der versandten Bestellung angeben.

Was ist, wenn die Rechnung nicht zur Bestellung passt?

Lassen Sie die Bestellbeträge so, wie sie aufgegeben wurden, und notieren Sie die Abweichung in der Zeile. Ein Bestellbuch, das stillschweigend an die Rechnung angepasst wird, kann Ihnen keinen Lieferanten zeigen, der zu viel berechnet.

Sind Teillieferungen eine Zeile oder zwei?

Eine Zeile; das Häkchen bei „Erhalten“ setzen Sie erst, wenn der letzte Teil eingetroffen ist, und notieren, was noch aussteht. Teilen Sie sie nur dann in zwei Zeilen, wenn der Lieferant zweimal abrechnet.

Ist die Steuerspalte ein Erstattungsbetrag?

Sie zeigt nur, was der Lieferant Ihnen berechnet hat. Ob und wie davon etwas zurückgeholt werden kann, hängt von Ihrer Registrierung und den Vorschriften vor Ort ab – das ist eine Frage für Ihren Steuerberater.