Planer für Benefizveranstaltungen

Für wen es gedacht ist

Eine Benefizveranstaltung, geplant nach dem, was sie einbringt und was sie kostet. Einnahmen in einer Tabelle, Kosten in einer anderen, erwartet neben tatsächlich, und der Reinerlös berechnet.

Schul- und Vereinsgremien, Ehrenamtliche in gemeinnützigen Organisationen und alle, die einen Quizabend, einen Sponsorenlauf, ein Sommerfest oder ein Essen organisieren, das Geld einbringen und nicht kosten soll.

Was Sie damit im Blick behalten

• Woher das Geld kommen soll und wer sich um jede Einnahmequelle kümmert
• Was jeder Teil der Veranstaltung kostet, geschätzt und tatsächlich
• Einnahmen, Kosten und Reinerlös, damit die gemeldete Zahl nach Abzug der Ausgaben stimmt
• Der Reinerlös neben dem selbst gesetzten Ziel, damit der Bericht danach ehrlich ist

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben die Veranstaltung, das Datum, den Ort, den Zweck und Ihr Ziel ein. Das Ziel legen Sie fest – hier wird keines vorgeschlagen.
2. Führen Sie jede Einnahmequelle auf – Eintrittskarten, Tombola, Getränkeverkauf, Versteigerung, Sponsoring, Spenden – mit der zuständigen Person und dem erwarteten Betrag.
3. Führen Sie jeden Kostenposten auf – Raum, Essen, Druck, Preise, Genehmigungen oder Lizenzen – mit einer Schätzung und der zuständigen Person.
4. Tragen Sie nach der Veranstaltung die tatsächlichen Beträge aus dem gezählten Bargeld und den bezahlten Rechnungen ein. Haken Sie „Bezahlt“ bei jedem beglichenen Kostenposten ab.
5. Summen und Reinerlös werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier addieren Sie die Spalten und ziehen ab. Stellen Sie den Reinerlös dem Ziel oben gegenüber.
6. Heben Sie das fertige Blatt auf. Die erwarteten Beträge im nächsten Jahr beginnen mit den diesjährigen tatsächlichen.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Genehmigung für eine Tombola, einen Getränkeverkauf oder Essen?

Möglicherweise – das hängt ganz davon ab, wo Sie sind, wer veranstaltet und wie es abläuft. Prüfen Sie, was in Ihrem Land oder Ihrer Region verlangt wird und wer es erteilt, und tragen Sie eine Gebühr in die Kostentabelle ein. Dieses Blatt sagt nicht, welche Vorschriften gelten.

Soll das Ziel der Reinerlös oder der Bruttobetrag sein?

Legen Sie das vorher fest und vermerken Sie es auf dem Blatt. Die Übersicht zeigt den Reinerlös – Einnahmen minus Kosten –, und diese Zahl gehört neben das Ziel, weil sie beim guten Zweck ankommt.

Was, wenn eine Quelle nichts einbringt?

Lassen Sie den tatsächlichen Betrag leer oder tragen Sie null ein. Die erwartete Spalte zeigt dann, worauf Sie gehofft hatten – nützlich bei der Entscheidung, ob Sie es wiederholen.

Wohin gehören gespendete Sachen?

Wurde ein Preis oder das Essen gespendet, ist das kein Kostenposten – lassen Sie es in der Kostentabelle weg oder tragen Sie es mit null und einem Vermerk zum Spender ein. Das Protokoll für Tombola und Verlosung hat eine Spalte für Spender.