Checkliste für Aufbau und Abbau einer Veranstaltung

Für wen es gedacht ist

Der Tag selbst in vier Abhaklisten. Vor dem Einlass, währenddessen, Abbau und was danach noch zurückgegeben oder erledigt werden muss.

Die Person mit dem Klemmbrett bei einem Sommerfest, einer Feier im Gemeindesaal, einer Tagung, einem Markt oder einem Vereinsabend – meist die, der man die Schuld gibt, wenn der Heißwasserspender fehlt.

Was Sie damit im Blick behalten

• Was stehen muss, bevor der erste Gast hereinkommt
• Worauf während der Veranstaltung zu achten ist
• Was vor dem Abschließen des Saals erledigt sein muss, in sinnvoller Reihenfolge
• Was geliehen, gemietet oder geschuldet ist und danach noch zu regeln ist

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben die Veranstaltung, das Datum, den Ort und die Verantwortlichen für Aufbau und Abbau ein.
2. Haken Sie die Liste vor dem Einlass ab, während die Dinge erledigt werden, nicht am Ende aus dem Gedächtnis. Ergänzen Sie eigene Punkte in der Browser-Version oder am Rand – jede Veranstaltung hat etwas, das nur sie braucht.
3. Während der Veranstaltung ist eine Person für die Liste „Währenddessen“ zuständig: Mülleimer, Toiletten, Eingang, Kasse.
4. Gehen Sie am Ende die Abbauliste durch, bevor jemand geht; der letzte Punkt ist der Rundgang durch den Raum.
5. Nehmen Sie die Liste für Rückgaben und Nacharbeit mit nach Hause. Sie wird am häufigsten vergessen, und auf ihr steht fremdes Eigentum.
6. In der Browser-Version können Sie Punkte hinzufügen und entfernen, und die Liste bleibt für die nächste Veranstaltung erhalten.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Online-Version speichert Ihre Eingaben in Ihrem eigenen Browser und erzeugt das vollständige PDF auf Ihrem Gerät.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Die Liste passt nicht zu meiner Veranstaltung.

Sie ist ein Ausgangspunkt. Haken Sie ab, was zutrifft, ignorieren Sie den Rest und schreiben Sie eigene Punkte an den Rand – oder bearbeiten Sie die Listen in der Browser-Version, wo sie für das nächste Mal gespeichert werden.

Was ist mit Notausgängen, Erster Hilfe und Genehmigungen?

Es gibt Zeilen für freie Notausgänge und den vorhandenen Erste-Hilfe-Kasten, da beides schnell abgehakt ist. Was für Ihre Veranstaltung gesetzlich vorgeschrieben ist – Besucherzahl, Alkohol, Essen, Versicherung, Genehmigungen –, regeln die Vorschriften in Ihrem Land oder Ihrer Region; klären Sie das mit der zuständigen Stelle. Diese Checkliste sagt es nicht.

Gibt es eine Version mit Zeitangaben?

Nein. Wie lange der Aufbau dauert, hängt vom Raum und den Helfern ab; schreiben Sie bei Bedarf Ihre eigene Startzeit zu jeder Liste. Der Zeitplan für den Hochzeitstag ist die Version mit Uhrzeiten für diesen einen Anlass.

Können zwei Personen sie gleichzeitig nutzen?

Auf Papier drucken Sie ein Exemplar pro Person und teilen die Listen auf. Die Browser-Version speichert in einem Browser, also ist jede Kopie für sich.