Planificador de eventos para recaudar fondos

Para quién es

Un evento benéfico planificado según lo que va a recaudar y lo que va a costar. Los ingresos en una tabla, los gastos en otra, lo previsto junto a lo real y el neto calculado.

Comités escolares y de clubes, voluntarios de organizaciones benéficas y cualquiera que organice una noche de preguntas, una caminata solidaria, una feria benéfica o una cena que tiene que recaudar dinero en lugar de gastarlo.

Qué te ayuda a controlar

• De dónde se espera que venga el dinero y quién se ocupa de cada fuente
• Lo que costará cada parte del evento, estimado y real
• Lo recaudado, los costos y el neto, para que la cifra que se comunique sea después de gastos
• El neto junto al objetivo que fijaste, para que el informe posterior sea honesto

Cómo usarla

1. Escribe arriba el evento, la fecha, el lugar, la causa y el objetivo que te has fijado. El objetivo lo decides tú; aquí no se propone ninguno.
2. Anota cada fuente de ingresos (venta de entradas, rifa, bar, subasta, patrocinio, donativos) con quién se encarga de ella y lo que esperas que aporte.
3. Anota cada gasto (lugar, comida, impresión, premios, licencias o permisos) con una estimación y quién se ocupa de él.
4. Después del evento, rellena las columnas de importe real con el dinero contado y las facturas pagadas. Marca «Pagado» en cada gasto a medida que se liquide.
5. Los totales y el neto se calculan solos en la versión en línea y en el libro de Excel; en papel, suma las columnas y resta. Pon el neto junto al objetivo de arriba.
6. Guarda la hoja terminada. La columna de lo previsto del año que viene parte de lo real de este año.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una licencia o un permiso para una rifa, un bar o la comida?

Es posible, y depende por completo de dónde estés, de quién organice y de cómo se haga. Consulta qué se exige en tu país o región y quién lo expide, y anota cualquier tasa en la tabla de gastos. Esta hoja no te dice cuáles son las normas.

¿El objetivo debe ser el neto o el bruto?

Decídelo antes de empezar y déjalo escrito en la hoja. El resumen da el neto (lo recaudado menos los gastos) y esa es la cifra que hay que comparar con el objetivo, porque es lo que llega a la causa.

¿Y si una fuente no aporta nada?

Deja el importe real en blanco o escribe cero. La columna de lo previsto muestra entonces lo que se esperaba, algo útil para decidir si repetirla.

¿Dónde anoto los artículos donados?

Si un premio o la comida se donaron, no son un gasto: déjalos fuera de la tabla de gastos o anótalos a cero con una nota de quién los dio. El registro de rifa y sorteo de premios tiene una columna para el donante.