Protokoll für Tombola und Verlosung

Für wen es gedacht ist

Die Tombola vom ersten Los bis zum letzten Preis. Preise mit Spender, gezogener Nummer und Gewinner; verkaufte Lose je Verkäufer zum festgelegten Preis.

Alle, die bei einem Sommerfest, einem Quizabend, einem Schulfest oder einem Vereinsessen die Loskontrollabschnitte verwahren, und die Kassenwartin oder der Kassenwart, die das Geld danach abrechnen müssen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jeder Preis, wer ihn gespendet und wer ihn gewonnen hat
• Welche Preise abgeholt sind und welche noch im Schrank liegen
• Wie viele Lose jede verkaufende Person verkauft hat und was das zu Ihrem Preis ergibt
• Lose und Einnahmen insgesamt, damit sich die Kasse abgleichen lässt

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben die Veranstaltung, das Datum der Ziehung, die organisierende Person und den festgelegten Lospreis ein.
2. Führen Sie die Preise auf, sobald sie zugesagt sind, mit dem Spender. Nummerieren Sie sie in der Reihenfolge der Ziehung.
3. Geben Sie jeder verkaufenden Person eine Zeile in der Verkaufstabelle und tragen Sie die verkauften Lose ein, sobald die Losblöcke zurückkommen. Der Betrag wird aus Ihrem Preis berechnet.
4. Tragen Sie bei der Ziehung die Losnummer und den Gewinner zu jedem Preis ein. Haken Sie „Abgeholt“ ab, wenn der Preis den Tisch verlässt.
5. Summen und Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier multiplizieren und addieren Sie unten und zählen das Bargeld dagegen.
6. Heben Sie das Blatt mit den Kontrollabschnitten und dem Kassenbeleg auf. Nicht abgeholte Preise kommen in die Notiz unten.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Genehmigung oder Anmeldung für eine Tombola?

Das hängt davon ab, wo Sie sind, wer veranstaltet, wo die Lose verkauft werden und was die Preise sind. Prüfen Sie vor dem Losverkauf, was in Ihrem Land oder Ihrer Region verlangt wird und wer es erteilt. Dieses Protokoll sagt nicht, welche Vorschriften gelten.

Welchen Lospreis sollte ich verlangen?

Den, für den Sie sich entscheiden. Oben gibt es ein Feld dafür, und die Verkaufstabelle rechnet damit; vorgeschlagen wird nichts.

Was, wenn Lose zu unterschiedlichen Preisen verkauft wurden?

Tragen Sie oben den üblichen Preis ein und setzen Sie die Ausnahmen – eine vergünstigte Losreihe, einen Block zum Pauschalbetrag – in eine eigene Zeile mit den tatsächlichen Einnahmen in der Notiz, oder führen Sie ein zweites Blatt für den zweiten Preis.

Was passiert mit Preisen, die niemand abholt?

Notieren Sie sie mit der Losnummer. Ob neu gezogen wird oder sie für das nächste Mal aufbewahrt werden, entscheidet Ihr Vorstand – und was auf dem Los stand, kann die Frage schon beantworten.