Veranstaltungsplan für Vereins- und Gemeindefeste

Für wen es gedacht ist

Eine ganze Gemeinschaftsveranstaltung auf zwei Seiten. Oben, wofür und für wen sie ist, dann wer was macht und der Ablauf; auf der Rückseite ein Budget mit Schätzung und tatsächlichem Betrag und was schiefgehen könnte, mit dem, was Sie jeweils dagegen tun wollen.

Gemeindesäle, Bürger- und Anwohnervereine, Kirchen- und Gemeindegruppen, Schulfördervereine und alle, die ein Sommerfest, ein Straßenfest, einen Festtag oder eine öffentliche Versammlung mit Ehrenamtlichen statt Angestellten auf die Beine stellen.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wofür und für wen die Veranstaltung ist, so festgehalten, dass alle es lesen können
• Wer für welchen Teil verantwortlich ist und wie diese Person erreichbar ist
• Was wann passiert, der Reihe nach
• Was es kosten wird, geschätzt und tatsächlich, mit berechneten Summen
• Was schiefgehen könnte und was Sie dann tun, in Ihren eigenen Worten

So verwenden Sie es

1. Füllen Sie oben Veranstaltung, Datum, Ort, Zweck und Zielgruppe aus. Die Zeile zum Zweck ist das, was Sie zitieren, wenn jemand fragt, warum Sie das machen.
2. Führen Sie die Aufgaben auf – Organisation, Kasse, Erste Hilfe, Ordner, Aufbau, Werbung – mit Name und Telefonnummer zu jeder. Eine Aufgabe ohne Namen ist eine Lücke.
3. Schreiben Sie den Ablauf mit Uhrzeit, Programmpunkt und zuständiger Person. Nehmen Sie Aufbau und Abbau als eigene Zeilen auf.
4. Führen Sie die Kosten mit einer Schätzung auf und tragen Sie die tatsächlichen Beträge ein, sobald Rechnungen kommen. Differenz, Summen und Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet.
5. Schreiben Sie in die Risikotabelle in einfachen Worten, was schiefgehen könnte – Regen, jemand erscheint nicht, mehr Besucher als erwartet – und was Sie jeweils tun wollen.
6. Drucken Sie den fertigen Plan für den Vorstand, den Veranstaltungsort und alle aus, die ihn sehen möchten.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Ist die Risikotabelle eine Gefährdungsbeurteilung?

Sie ist Ihre eigene Liste dessen, was schiefgehen könnte und was Sie dann tun, in Ihren Worten. Ob für Ihre Veranstaltung eine formelle Gefährdungsbeurteilung, eine Versicherung oder eine Genehmigung nötig ist, regeln die Vorschriften in Ihrem Land oder Ihrer Region; prüfen Sie, was verlangt wird und wer es erteilt. Hier wird keine Norm und keine Vorschrift zitiert.

Wer gehört auf die Aufgabenliste?

Alle, die zugesagt haben, etwas zu übernehmen, mit einer Möglichkeit, sie am Tag zu erreichen. Steht dieselbe Person in jeder Zeile, sollte das vor dem Tag auffallen und nicht erst währenddessen.

Wohin gehören die Einnahmen?

Dieser Plan erfasst nur Kosten, weil viele Gemeinschaftsveranstaltungen kostenlos sind. Muss Ihre Geld einbringen, stellt der Planer für Benefizveranstaltungen Einnahmen und Kosten gegenüber und berechnet den Reinerlös.

Kann ich den Plan an den Veranstaltungsort oder die Gemeinde weitergeben?

Ja – laden Sie ihn in der Browser-Version als PDF herunter oder drucken Sie ihn aus. Ein Veranstaltungsort oder eine Behörde fragt möglicherweise nach etwas in dieser Form; was genau verlangt wird, legen diese selbst fest.