Personenzahlen und Ernährungswünsche fürs Catering

Für wen es gedacht ist

Die Zahlen, nach denen der Caterer fragt, auf einem Blatt. Eine Personenzahl für jeden Durchgang oder Gang – Erwachsene, Kinder, Personal und Dienstleister, zusammengerechnet – und eine Tabelle der Ernährungswünsche mit Anzahl und den Namen zu jedem Punkt.

Alle, die einem Caterer, einer Location oder einer Küche die endgültigen Zahlen durchgeben – für eine Hochzeit, eine Trauerfeier, eine Feier oder ein Mittagessen bei einer Tagung – und der Caterer, der sie entgegennimmt.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wie viele Personen bei jedem Durchgang essen, aufgeteilt in Erwachsene, Kinder und Personal
• Die Gesamtzahl je Durchgang und für die ganze Veranstaltung – die Zahl, mit der die Küche arbeitet
• Jeder Ernährungswunsch mit der Zahl der Personen und ihren Namen
• Welche Wünsche an den Caterer weitergegeben und bestätigt sind

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben die Veranstaltung, das Datum, den Caterer und den Termin ein, bis zu dem er die endgültigen Zahlen braucht.
2. Legen Sie für jeden Durchgang oder Gang eine Zeile an – das Essen, den Imbiss am Abend, ein Frühstück am nächsten Tag – mit den Erwachsenen, Kindern und dem Personal oder den Dienstleistern, die mitessen.
3. Die Summenspalte und die Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier addieren Sie quer und nach unten.
4. Gehen Sie die Gästeliste durch und zählen Sie jeden Ernährungswunsch in die zweite Tabelle, mit den Namen, damit der Caterer die Teller den Personen zuordnen kann.
5. Haken Sie „Caterer informiert“ ab, sobald ein Wunsch weitergegeben ist, und schicken Sie ihm das ausgefüllte Blatt oder das heruntergeladene PDF.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Woher kommen die Zahlen?

Aus Ihrer Gästeliste. Die Gästeliste mit Zusagen für die Hochzeit zählt alle, die zugesagt haben, und hält die Ernährungswünsche fest; dieses Blatt macht daraus die Summen je Durchgang und je Wunsch, die eine Küche braucht.

Sollen Dienstleister und Personal mitgezählt werden?

Fragen Sie den Caterer, was er erwartet. Fotografen, Musiker und Organisatoren bekommen oft ein Essen; die Spalte für Personal und Dienstleister hält sie getrennt von den Gästen, damit die Küche für beide planen kann.

Die vorgedruckten Zeilen passen nicht zu meinen Gästen. Kann ich sie ändern?

Ja. Vorgedruckt sind die häufigsten Wünsche; benennen Sie beliebige davon um und fügen Sie im Browser oder in der Excel-Datei Zeilen hinzu oder löschen Sie sie, bis die Liste zu Ihren Gästen passt.

Was ist mit Kinderessen?

Zählen Sie Kinder in der Personenzahl mit, damit die Summe stimmt, und wenn es ein eigenes Kinderessen gibt, tragen Sie in der Zeile „Kinderessen“ der zweiten Tabelle ein, wie viele.