Übernachtungs- und Anreiseliste für Gäste

Für wen es gedacht ist

Wo jeder anreisende Gast schläft und wie er hinkommt. Eine Zeile je Gast oder Haushalt mit An- und Abreisedatum, berechneten Nächten, der Unterkunft und Haken für gebucht und Mitfahrt organisiert.

Brautpaare mit Gästen von weiter weg, Familien, die ein Treffen, eine Taufe oder eine Beerdigung ausrichten, und alle, deren Gästezimmer schon doppelt versprochen sind.

Was Sie damit im Blick behalten

• Wer von auswärts kommt und an welchen Tagen
• Wie viele Nächte jeder Gast braucht und wie viele insgesamt
• Wo alle übernachten – bei Ihnen, bei Verwandten, im Hotel, in einer Ferienwohnung
• Wessen Zimmer gebucht ist und wessen noch nur geplant
• Wer eine Fahrt braucht und ob eine Mitfahrt organisiert ist

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben die Veranstaltung, das Datum und den Hauptort ein, dazu die Ansprechperson für Fragen.
2. Legen Sie je Gast oder gemeinsam reisendem Haushalt eine Zeile an: Name, Anreise, Abreise.
3. Tragen Sie die Unterkunft ein und haken Sie „Gebucht“ erst ab, wenn sie es wirklich ist – ein Zimmer, um das sich jemand kümmern wollte, ist nicht gebucht.
4. Schreiben Sie in die Spalte „Fahrt“, was gebraucht wird: Abholung am Bahnhof, eine Taxinummer, ein Platz in jemandes Auto. Haken Sie „Mitfahrt“ ab, wenn eine bestimmte Person zugesagt hat.
5. Die Spalte „Nächte“ und die Übersicht werden im Browser und in der Excel-Datei berechnet; auf Papier zählen Sie die Nächte zwischen den beiden Daten.
6. Drucken Sie die fertige Liste für alle aus, die am Tag Gäste abholen und fahren.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Sollte ich Zimmer für meine Gäste buchen?

Das klären Sie mit ihnen. Manche Gastgeber reservieren ein Zimmerkontingent und lassen die Gäste zahlen, manche zahlen für die engste Familie. Das Blatt hält fest, wer wo ist und ob gebucht ist, nicht wer gezahlt hat.

Wie werden die Nächte gezählt?

Abreise minus Anreise. Anreise am 5. und Abreise am 7. sind zwei Nächte. Ein Tagesgast hat beide Male dasselbe Datum und zeigt null.

Kann ich die Liste für einen Familienurlaub nutzen?

Ja – für alles, wo mehrere Personen an verschiedenen Tagen ankommen und an verschiedenen Orten schlafen. Die Spalte „Fahrt“ passt genauso für Flughafentransfers.

Was gehört in die Notizspalte?

Alles, was die abholende Person wissen muss: eine Zugzeit, eine Flugnummer, einen Kindersitz, einen Hund, eine Stufe, die jemand nicht schafft.