Registro de asistencia y quórum de la junta

Para quién es

Un año de reuniones de la junta en una sola cuadrícula. Cada reunión tiene una columna encabezada con su fecha, el número de asistentes y si hubo quórum según tus propias normas, y la línea de cada miembro muestra si estuvo presente, excusado o ausente en cada reunión.

Secretarios de juntas de clubes, organizaciones benéficas y grupos comunitarios que llevan el registro de asistencia y deben demostrar que las reuniones tuvieron quórum.

Qué te ayuda a controlar

• Cada miembro de la junta y su cargo
• Presente, excusado o ausente en cada reunión
• Las reuniones a las que asistió cada miembro a lo largo del año
• El número de asistentes a cada reunión frente a tu quórum
• Qué reuniones tuvieron quórum y cuáles no

Cómo usarla

1. Escribe la organización, el año de la junta, quién ocupa la secretaría y el quórum que fijan tus estatutos.
2. Anota en el lateral a cada miembro de la junta y su cargo.
3. Escribe la fecha de cada reunión en la fila superior de su columna.
4. Marca a cada miembro con P, E o A en esa reunión, y luego anota el número de asistentes y S o N según tu quórum.
5. Al cierre del año, suma las reuniones a las que asistió cada miembro para el informe de la asamblea anual.
6. Empieza una hoja nueva tras seis reuniones; la versión para el navegador se guarda en tu propio navegador.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué quórum debemos usar?

El que figure en tus estatutos o en tu reglamento interno. La hoja no incluye ninguna cifra; escribe la tuya arriba y comprueba con ella la asistencia de cada reunión.

¿Las ausencias excusadas cuentan para el quórum?

Normalmente no, porque una ausencia excusada significa que el miembro no estuvo presente, pero sigue lo que digan tus propias normas. Anota las ausencias excusadas por separado para que el acta pueda recogerlas.

¿Y si una reunión no tuvo quórum?

Escribe N en la fila de quórum y déjalo reflejado en el acta. Lo que ocurra con las decisiones tomadas en una reunión sin quórum depende de tus normas; muchos grupos las ratifican en la siguiente reunión que sí tenga quórum.

¿Pueden figurar en la cuadrícula los miembros cooptados y los observadores?

Sí. Escribe su condición en la columna de cargo para que quede claro si cuentan para el quórum según tus normas.