Control de gasto y justificación de subvenciones

Para quién es

Lo que dio cada financiador y en qué se gastó. Las líneas de gasto recogen cada compra y la subvención de la que salió; la tabla de subvenciones relaciona cada ayuda con la fecha de su informe, para que el grupo pueda mostrar al financiador exactamente cómo usó su dinero.

Tesoreros y responsables de proyecto de pequeñas entidades benéficas, clubes y grupos comunitarios que gestionan una o varias subvenciones a la vez y deben rendir cuentas de cada una.

Qué te ayuda a controlar

• Cada subvención concedida, con el financiador, el importe y la fecha de cobro
• En qué se ha gastado hasta ahora cada subvención y cuánto queda
• El porcentaje usado de cada ayuda
• Cuántos días faltan para la entrega de cada informe
• Cada línea de gasto con su proveedor y si se conserva el recibo

Cómo usarla

1. Escribe la organización, el ejercicio y tu nombre en la parte superior.
2. Añade cada subvención a la tabla de subvenciones cuando llegue el dinero, con la fecha del informe que figura en la carta de concesión; escribe su finalidad y el plazo de gasto en el apartado de notas.
3. Anota cada compra en la tabla de líneas de gasto con la subvención a la que corresponde, y marca recibo cuando el recibo esté archivado.
4. Suma las líneas de gasto de cada subvención y anota la cifra en su columna de gastado; lo restante, el porcentaje gastado y los días para el informe se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel.
5. Antes de cada informe, ordena o filtra las líneas de gasto por subvención y úsalas como base de la justificación.
6. Escribe la fecha en que enviaste el informe y guarda el acuse de recibo del financiador en el expediente.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué se anota a mano lo gastado en la tabla de subvenciones?

Porque cada línea de gasto solo puede pertenecer a una subvención, y así las dos listas se mantienen sencillas. Suma las líneas de gasto de una subvención y copia la cifra; en el libro de Excel también puedes filtrar la tabla de gastos por el nombre de la subvención.

¿Y si una subvención solo puede gastarse en ciertas cosas?

Escribe la finalidad tal como la redactó el financiador y comprueba cada línea de gasto con ella antes de comprar. El control de fondos restringidos y no restringidos ayuda a mantener separado el dinero restringido en las cuentas principales.

¿Qué va en el informe al financiador?

Cada financiador fija sus propias preguntas y su formato. Esta hoja te da las cifras y el rastro de recibos; la redacción, los resultados y cualquier prueba que pidan salen de los registros de tu proyecto.

¿Se puede quedar el dinero que no se gaste?

Depende por completo de las condiciones del financiador. Revisa la carta de concesión o pregunta al financiador antes del plazo de gasto, y anota en la hoja lo acordado.