Hoja de recaudación de mercadillo y venta de pasteles

Para quién es

El recuento de caja de una venta con varios puestos. Cada puesto o mesa anota el fondo recibido, el efectivo en caja al cierre y los costos, para que el organizador informe de lo recaudado por cada puesto y por toda la venta.

Organizadores y tesoreros de mercadillos benéficos, ventas de pasteles, mercadillos de mesa y ventas de segunda mano organizados por colegios, clubes, parroquias y grupos comunitarios.

Qué te ayuda a controlar

• El fondo de caja que se entrega a cada puesto al empezar
• El efectivo contado en cada puesto al cierre
• Lo recaudado por puesto, descontado el fondo de caja
• Los costos de cada puesto, como ingredientes o alquiler de la mesa, y el neto recaudado
• Qué fondos de caja se han devuelto y qué puesto recaudó más

Cómo usarla

1. Escribe la organización, el evento, la fecha y el lugar, y los nombres de las dos personas que cuentan y comprueban.
2. Antes de abrir, anota cada puesto, su responsable y el fondo de caja que recibe.
3. Al cierre, cuenta cada caja con dos personas presentes y anota el efectivo al cierre; lo recaudado y el neto se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel.
4. Anota los costos que haya pagado el puesto, como ingredientes comprados o la cuota por el espacio, y marca fondo devuelto cuando vuelva a la caja principal.
5. Comprueba el neto total con el efectivo que se va a ingresar en el banco, y que las dos personas firmen la hoja.
6. Anota el total en el libro de caja y guarda la hoja con el comprobante de ingreso.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué se descuenta el fondo de caja del recuento?

El fondo de caja era dinero de la organización desde el principio, así que no es dinero recaudado. Lo recaudado es el efectivo al cierre menos el fondo, y el fondo vuelve a la caja principal una vez contado.

¿Qué cuenta como costo de un puesto?

Todo lo pagado para montar ese puesto que quieras mostrar a su cargo, como los ingredientes que se reembolsan a quien hizo los pasteles o una cuota por la mesa. Los artículos donados no cuestan nada y no hace falta anotarlos.

¿Por qué cuentan dos personas?

Protege a los voluntarios tanto como al dinero. Los procedimientos de muchos grupos piden que cuenten y firmen dos personas sin relación entre sí; comprueba lo que piden tus estatutos o tu tesorero.

¿Pueden ir en la hoja los pagos con tarjeta?

Sí. Suma lo cobrado con tarjeta al efectivo al cierre de ese puesto y escribe el importe con tarjeta junto al nombre del puesto, para poder comprobar por separado el efectivo ingresado y el total con tarjeta.