Control de paquetes de patrocinio

Para quién es

Cada patrocinador, lo que contrató y si ambas partes han cumplido. El control sigue cada acuerdo desde el importe pactado, pasando por la factura y el pago, hasta las contrapartidas prometidas y la renovación.

Responsables de patrocinio y tesoreros de clubes deportivos, festivales, exposiciones y eventos comunitarios que cuentan con el apoyo de varios negocios locales.

Qué te ayuda a controlar

• Cada patrocinador y el paquete o nivel que acordó
• El importe acordado, la fecha de la factura y lo que se ha pagado
• El saldo que falta por cobrar de cada patrocinador
• Las contrapartidas prometidas y si se han cumplido
• Qué patrocinadores renuevan para la próxima temporada o edición

Cómo usarla

1. Escribe la organización, la temporada o el evento y el nombre del responsable de patrocinio en la parte superior.
2. Añade una línea por cada patrocinador cuando se cierre el acuerdo, con el nombre del paquete y el importe acordado según tus propios precios.
3. Anota la fecha de la factura cuando la envíes y el importe pagado a medida que llegue el dinero; el saldo y los totales se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel.
4. Resume en pocas palabras las contrapartidas prometidas (logotipo en la camiseta, anuncio en el programa, pancarta, invitaciones) y marca cumplido cuando se hayan dado todas.
5. Marca renueva cuando un patrocinador confirme para la próxima vez, y usa el apartado de notas para las fechas de renovación y los nombres de contacto.
6. Revisa la lista antes del final de la temporada para que cada patrocinador haya recibido lo que pagó.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Cómo fijo los precios de los paquetes?

La hoja no propone ninguno. Los niveles y precios los fija tu junta según lo que el club pueda ofrecer; escríbelos en las columnas de paquete y acordado para que los totales cuadren.

¿Y si un patrocinador aporta productos en lugar de dinero?

Anota el paquete y escribe los productos en la columna de contrapartidas o en las notas. Deja el importe acordado en blanco o anota el valor que tu junta acuerde mostrar, e indica cuál en las notas.

¿Por qué controlar las contrapartidas cumplidas?

Porque las renovaciones dependen de que los patrocinadores reciban lo prometido. Un vistazo a la columna de cumplido antes de que termine la temporada muestra cualquier logotipo, anuncio o mención pendiente.

¿Sirve para un solo evento?

Sí. Escribe el nombre del evento en el encabezado y añade cada patrocinador como siempre. Para llevar además los ingresos por entradas y los costos del evento, usa el control de venta de entradas y presupuesto del evento.