Registro de donantes y promesas de donación

Para quién es

Quién prometió qué y si ya ha llegado. Cada donante tiene una línea con la promesa, el pago y la fecha, para poder hacer seguimiento de las promesas pendientes y que nadie se quede sin su agradecimiento.

Pequeñas entidades benéficas, comités de campañas, parroquias, centros comunitarios y grupos escolares que reúnen promesas de donación para un fondo o un proyecto.

Qué te ayuda a controlar

• Cada donante y cómo contactarlo
• Lo que prometió cada uno y cuándo
• Lo que se ha recibido realmente y cómo se pagó
• El importe pendiente de cada donante
• A quién se le ha dado las gracias y a quién no

Cómo usarla

1. Escribe la organización, la campaña o el fondo, el periodo y quién lleva el registro.
2. Añade una línea por cada donante cuando haga la promesa, con la fecha y el importe prometido.
3. Cuando llegue el dinero, anota el importe, la fecha y la forma de pago; la columna de pendiente se calcula en la versión para el navegador y en el libro de Excel.
4. Marca agradecido cuando se haya enviado el agradecimiento, y usa la columna de notas para lo que pida el donante, por ejemplo mantener el anonimato.
5. Antes de cada reunión de la junta, haz una lista de los donantes con importes pendientes y decide con la junta quién hará el seguimiento de cada uno.
6. Guarda el registro en un lugar seguro; contiene datos personales de contacto.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anotar un donativo sin promesa previa?

Sí. Anota el mismo importe en prometido y en recibido para que la cifra pendiente sea cero. Los totales siguen mostrando todo lo recaudado para la campaña.

¿Y los donantes que pagan a plazos?

Mantén una línea por donante y actualiza la cifra recibida con el total acumulado a medida que llega cada plazo. Usa la columna de notas para las fechas de los pagos anteriores.

¿Dónde anoto las declaraciones de beneficios fiscales?

Cada sistema que permite a una entidad benéfica recuperar impuestos sobre los donativos tiene sus propios formularios y normas, que varían según el país. Indica en la columna de notas dónde se guarda la declaración y consulta la normativa aplicable en tu país o región.

¿Cómo guardo los datos de los donantes?

El registro contiene nombres y datos de contacto, así que guarda las copias en papel bajo llave y las digitales protegidas con contraseña. La versión para el navegador solo guarda los datos en tu propio navegador.