Registro de solicitud y aprobación de gastos de voluntarios

Para quién es

Una hoja de gastos que rellena el voluntario y aprueba el tesorero. Cada gasto adelantado va en una línea con su recibo, y las columnas de aprobación y pago muestran lo que el grupo acordó reembolsar y cuándo lo hizo.

Voluntarios que reclaman lo que gastaron en nombre de un club, una entidad benéfica o un grupo comunitario, y los tesoreros y cargos que aprueban y pagan las solicitudes.

Qué te ayuda a controlar

• Cada gasto que pagó el voluntario, con la fecha y el motivo
• Si cada línea lleva su recibo adjunto
• El importe solicitado frente al importe aprobado
• Lo que se ha reembolsado, cuándo y cómo
• Cualquier saldo que aún se deba al voluntario

Cómo usarla

1. El voluntario escribe la organización, su nombre, su función, el periodo y un número de solicitud, y luego anota cada gasto con la fecha, la descripción y la categoría.
2. Marca recibo en cada línea, adjunta los recibos en el mismo orden y anota el importe solicitado.
3. Quien aprueba anota el importe aprobado en cada línea, que puede ser menor que el solicitado según la política de gastos de la organización, y firma al pie.
4. El tesorero anota el importe pagado, la fecha y la forma de pago cuando se reembolsa el dinero al voluntario.
5. Los totales, la diferencia entre solicitado y aprobado y cualquier saldo sin pagar se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel; en papel, suma cada columna.
6. Archiva la solicitud firmada con sus recibos y anota el pago en el libro de caja.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué gastos puede reclamar un voluntario?

Los que permita la política de gastos de tu organización. La hoja no enumera gastos admisibles ni tarifas por distancia; si se reembolsan desplazamientos, anota en la columna de solicitado el importe que marque tu política e indica la distancia en la descripción.

¿Por qué hay una columna de aprobado además de la de solicitado?

Para poder aprobar una solicitud en parte (por ejemplo, si falta un recibo) sin rehacer el formulario. El total de la diferencia muestra de un vistazo cuánto no se aprobó.

¿Pagar gastos afecta a la condición de voluntario?

Reembolsar gastos reales adelantados suele tratarse de forma distinta a pagar a alguien, pero la normativa varía según el país. Si tienes dudas, consulta la normativa aplicable en tu país o región, sobre todo en el caso de pagos a tanto alzado.

¿Puede una hoja abarcar varios meses?

Sí, indica el periodo en el encabezado. Muchos grupos prefieren una solicitud por mes o por evento para poder aprobar y pagar cada una sin demora.