Calendario de obligaciones y trámites anuales

Para quién es

El año de la junta en una sola página. Una cuadrícula mes a mes para anotar lo que vence, y una lista de tareas en la que cada declaración, renovación, convocatoria o informe para financiadores tiene un responsable, una fecha para tenerlo listo y constancia de cuándo se envió y se confirmó su recepción.

Secretarios, tesoreros y presidentes de clubes, pequeñas organizaciones benéficas y grupos comunitarios que se reúnen cada uno o dos meses y no pueden fiarse de la memoria entre reunión y reunión.

Qué te ayuda a controlar

• Lo que vence en cada mes del año
• A quién va cada declaración, informe o comunicación
• Qué cargo es responsable de cada una
• La fecha para tenerla preparada, antes de la fecha de vencimiento
• Cuándo se envió y si se confirmó la recepción

Cómo usarla

1. Escribe arriba la organización, el año y quién ocupa la secretaría y la tesorería.
2. Anota en la tabla cada trámite y tarea que se repite, tomando las fechas de vencimiento de tu organismo regulador, tu aseguradora, tus financiadores y tus estatutos.
3. Asigna a cada uno un cargo responsable y una fecha de preparación que deje tiempo para que la junta lo revise.
4. Copia cada elemento en el mes en que vence dentro de la cuadrícula, para ver el año de un vistazo, y marca el mes cuando todo lo que contiene esté hecho.
5. Marca y fecha cada elemento al enviarlo, y otra vez cuando llegue la confirmación.
6. Lleva la hoja a cada reunión de la junta, o tenla en línea, donde se guarda en tu propio navegador.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿El calendario incluye los plazos de presentación?

No. Los plazos dependen de tu país, tu forma jurídica, tu ejercicio económico y tus financiadores, por lo que no se incluye ninguno. Toma cada fecha del organismo ante el que rindes cuentas y escríbela tú.

¿Qué tipo de elementos van en él?

Todo lo que ocurre una vez al año y es fácil olvidar: declaraciones y cuentas anuales, revisión independiente de cuentas, renovación del seguro, convocatoria de la asamblea anual, cuotas de afiliación, renovación de licencias, informes para financiadores y revisión de las políticas.

¿Por qué una fecha de preparación además de la de vencimiento?

Porque la mayoría de los elementos necesitan que la junta los vea o los apruebe antes. Fijar una fecha anterior para tenerlos listos permite llevarlos a una reunión antes de que venzan.

¿Podemos reutilizarlo el año que viene?

Sí. Las tareas y los responsables cambian poco, así que traslada la tabla al año siguiente, actualiza las fechas y borra las columnas de enviado y confirmado.