Libro de caja del tesorero con saldo acumulado

Para quién es

Cada cobro y cada pago, por orden de fecha, con el saldo después de cada uno. El libro de caja parte del saldo inicial que indiques y lleva el saldo línea a línea, para que puedas cotejarlo con el extracto bancario o con la caja en cualquier momento del mes.

Tesoreros de clubes, asociaciones, pequeñas entidades benéficas y grupos comunitarios, y cualquiera que acabe de hacerse cargo de las cuentas y quiera un registro claro para la junta y el revisor de cuentas.

Qué te ayuda a controlar

• Cada cobro y cada pago, con la fecha, la referencia y de quién viene o a quién va
• La categoría de cada línea, para las cuentas de fin de año
• El saldo después de cada línea, a partir de tu cifra inicial
• Los ingresos totales, los gastos totales y el movimiento neto del periodo
• Un saldo final para cuadrar con el extracto bancario o el recuento de caja

Cómo usarla

1. Escribe la organización, la cuenta (banco o efectivo en caja), el periodo y tu nombre, y anota el saldo inicial del último extracto o recuento.
2. Anota cada cobro y cada pago en su propia línea, por orden de fecha, con una referencia como el número de cheque, el número de recibo o la referencia bancaria.
3. Pon el importe en la columna de ingresos o en la de gastos, nunca en las dos, y elige la categoría con la que informas.
4. El saldo acumulado, los totales y el saldo final se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel; en papel, suma o resta cada línea al saldo de la línea anterior.
5. Al final de cada mes, coteja el saldo final con el extracto bancario y anota cualquier diferencia antes de empezar la hoja siguiente.
6. Lleva un libro de caja por cuenta y archiva los recibos por orden de referencia para que el revisor de cuentas pueda seguir cada línea.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Llevo el banco y el efectivo en el mismo libro de caja?

Es más claro llevar una hoja por cuenta, una para el banco y otra para el efectivo en caja, para que cada saldo pueda cotejarse con algo real. Los traspasos entre ellas aparecen en las dos hojas, una vez como ingreso y otra como gasto.

¿Qué categorías debo usar?

Las que pidan tus cuentas o tus financiadores: cuotas, donativos, subvenciones, alquileres, eventos, seguros, material, etc. La columna de categoría es libre para que coincida con los apartados de tu memoria anual.

¿Cómo arrastro el saldo del mes anterior?

Anota el saldo final de la hoja anterior como saldo inicial en la parte superior. La columna de saldo parte de esa cifra, así que cada periodo continúa directamente del anterior.

¿Sustituye a una contabilidad en regla?

Es el registro diario a partir del cual se preparan las cuentas. Lo que tu organización debe presentar cada año depende de su tamaño, sus estatutos y la normativa aplicable en tu país o región, así que consúltalo con la junta o el organismo regulador.