Plan de evento comunitario

Para quién es

Todo un evento comunitario en dos páginas. Arriba, para qué es y a quién va dirigido; después, quién hace qué y el programa; al dorso, un presupuesto con lo estimado frente a lo real y lo que podría salir mal con lo que se ha decidido hacer en cada caso.

Salones comunitarios, asociaciones de vecinos, grupos parroquiales y comunitarios, asociaciones de familias de colegios y cualquiera que organice una feria benéfica, una fiesta en la calle, un día de festival o una reunión pública con voluntarios en lugar de personal contratado.

Qué te ayuda a controlar

• Para qué es el evento y a quién va dirigido, escrito donde todos puedan leerlo
• Quién se encarga de cada parte y cómo contactar con esa persona
• Qué pasa y cuándo, en orden
• Lo que va a costar, estimado y real, con los totales calculados
• Lo que podría salir mal y lo que harás, con tus propias palabras

Cómo usarla

1. Rellena arriba el evento, la fecha, el lugar, el objetivo y a quién va dirigido. La línea del objetivo es la que citarás cuando alguien pregunte por qué se organiza.
2. Anota las funciones (organización, dinero, primeros auxilios, orden y acomodación, montaje, difusión) con un nombre y un teléfono en cada una. Una función sin nombre es un hueco.
3. Escribe el programa con una hora, lo que pasa y quién se ocupa. Incluye el montaje y el desmontaje como líneas.
4. Anota los gastos con una estimación y rellena el importe real a medida que lleguen las facturas. La diferencia, los totales y el resumen se calculan solos en la versión en línea y en el libro de Excel.
5. En la tabla de riesgos, escribe con palabras sencillas lo que podría salir mal (lluvia, alguien que no se presenta, más gente de la esperada) y lo que se ha decidido hacer en cada caso.
6. Imprime el plan terminado para el comité, el local y cualquiera que pida verlo.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿La tabla de riesgos es una evaluación de riesgos?

Es tu propia lista de lo que podría salir mal y de lo que harás, con tus palabras. Si tu evento necesita una evaluación de riesgos formal, un seguro, un permiso o una licencia depende de la normativa aplicable en tu país o región; consulta qué se exige y quién lo expide. Aquí no se cita ninguna norma ni regla.

¿Quién debe figurar en la lista de funciones?

Todas las personas que se han comprometido a hacer algo, con una forma de localizarlas ese día. Si la misma persona aparece en todas las líneas, conviene darse cuenta antes del día y no durante.

¿Dónde van los ingresos?

Este plan solo recoge gastos, porque muchos eventos comunitarios son gratuitos. Si el tuyo tiene que recaudar dinero, el planificador de eventos para recaudar fondos pone los ingresos junto a los gastos y calcula el neto.

¿Puedo compartir el plan con el local o el ayuntamiento?

Sí: descárgalo en PDF desde la versión en línea o imprímelo. Un local o una administración local pueden pedir algo con este formato, aunque lo que exijan lo tienen que decir ellos.