Formulario de autorización de pagos con firmantes

Para quién es

Un formulario para cada pago que sale. Quien lo solicita indica a quién hay que pagar, cuánto y por qué; dos firmantes revisan los justificantes y firman; la tesorería anota la fecha de pago y la referencia del libro de caja, de modo que cada pago deja su propio rastro documental.

Tesoreros y firmantes de clubes, pequeñas organizaciones benéficas y grupos comunitarios cuyas normas exigen que dos personas aprueben cada pago, y juntas que quieren reforzar sus controles.

Qué te ayuda a controlar

• A quién hay que pagar, cuánto y por qué
• La partida del presupuesto o el fondo del que sale el pago
• La factura o el recibo que justifica el pago
• Las comprobaciones hechas antes de firmar
• Las dos firmas, la fecha de pago y la referencia del libro de caja

Cómo usarla

1. Quien solicita el pago rellena la organización, la fecha, el beneficiario y el importe en cifras y en letras.
2. Detalla qué cubre el pago, una línea por factura o recibo, con la partida o el fondo y la forma de pago.
3. Adjunta la factura o el recibo y entrega el formulario al primer firmante.
4. Cada firmante repasa las comprobaciones y firma; nadie debe firmar un pago a su propio favor.
5. Cuando salga el dinero, la tesorería anota la fecha de pago y la referencia del libro de caja o del cheque, y archiva el formulario con la factura.
6. Imprime un bloc de formularios para la carpeta de tesorería, o rellénalo en línea, donde se guarda en tu propio navegador.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. La versión en línea guarda lo que escribes en tu propio navegador y genera el PDF completo en tu dispositivo.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener dos firmantes?

Depende de tus estatutos, de las autorizaciones registradas en el banco y de las condiciones de quienes os financian. El formulario tiene espacio para dos porque muchos grupos funcionan así; consulta tus propias normas para saber qué se aplica en tu caso.

¿Por qué hay que escribir el importe en letras además de en cifras?

Así es fácil detectar una cifra alterada, y coincide con la forma de rellenar un cheque. Si las cifras y las letras no coinciden, el formulario vuelve a quien solicitó el pago.

¿Para qué sirve la referencia del acta?

Algunas juntas aprueban en reunión los pagos más grandes o poco habituales. Anotar el número del acta en el formulario vincula el pago con esa decisión, para que un revisor pueda seguirlo más adelante.

¿Un mismo formulario puede cubrir varias facturas?

Sí, siempre que sean del mismo beneficiario. Pon cada factura en su propia línea de la tabla y comprueba que el importe de arriba sea la suma de las líneas.