Registro de bienes y seguro del club

Para quién es

Una lista de todo lo que posee el grupo. Cada artículo tiene su costo, dónde está y quién lo guarda, cómo se pagó y el valor por el que está asegurado, para que el tesorero pueda responder a la aseguradora en la renovación e informar de los totales a la junta.

Tesoreros y secretarios de clubes, pequeñas entidades benéficas y grupos comunitarios cuyo material está repartido entre un local, un almacén y los garajes de los socios.

Qué te ayuda a controlar

• Cada artículo que posee el grupo, con un número de serie o una marca de identificación
• Dónde está cada artículo y qué socio se encarga de él
• Lo que costó y si lo pagó una subvención, una compra o una donación
• El valor asegurado de cada artículo y el total para la renovación
• Los artículos dados de baja, y cuándo

Cómo usarla

1. Escribe en la parte superior la organización, la fecha del registro, quién lo lleva y la aseguradora con la referencia de la póliza.
2. Anota cada artículo en su propia línea con una categoría y el número de serie o la marca de identificación que le hayas puesto.
3. Anota dónde se guarda o qué socio lo tiene, la fecha de adquisición y lo que costó.
4. Indica cómo se financió, para poder informar sobre los artículos pagados con subvenciones, y anota el valor asegurado según tu propia póliza.
5. Cuando se venda, se deseche o se regale un artículo, anota la fecha de baja en lugar de borrar la línea.
6. Revisa los totales antes de cada renovación del seguro; se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué valor asegurado debemos anotar?

El valor que usa tu póliza para ese artículo, según tus propias condiciones o tu aseguradora. La hoja no propone ninguno; simplemente suma lo que anotas para poder comparar la cifra con la cobertura que tienes.

¿Por qué anotar quién financió cada artículo?

Los financiadores a veces preguntan qué se compró con su subvención y si sigue en uso, y los artículos donados pueden venir con condiciones. Una columna de financiación permite responder rápido a ambas preguntas.

¿Deben figurar en el registro los artículos pequeños?

Eso lo decide tu junta. Algunos grupos anotan todo lo que sale del local; otros fijan su propio límite mínimo y lo indican en la hoja para que lo sepa el próximo tesorero.

¿En qué se diferencia de un inventario del material del local?

Un inventario de material suele recoger lo que hay en una sala y su estado. Este registro es la visión del tesorero sobre todo lo que posee el grupo, con costo, financiación y seguro.