Control de fondos restringidos y no restringidos

Para quién es

El dinero con destino fijo, siempre separado. Cada subvención, campaña o fondo conmemorativo tiene su propia línea con saldo inicial, ingresos, gastos y saldo final, junto a tus fondos generales; un registro de movimientos recoge cada apunte, y el total se coteja con el banco.

Tesoreros de pequeñas organizaciones benéficas, clubes y grupos comunitarios que tienen dinero donado para un fin concreto además de dinero que pueden gastar libremente.

Qué te ayuda a controlar

• Cada fondo, marcado como restringido o no restringido, con su finalidad
• El saldo inicial, los ingresos y los gastos de cada fondo
• Un registro fechado de cada movimiento y del fondo al que pertenece
• El total de dinero restringido y no restringido que se tiene
• La diferencia entre el total de los fondos y el banco

Cómo usarla

1. Escribe la organización, el ejercicio, quién lleva la tesorería y el saldo bancario con el que vas a cotejar.
2. Anota cada fondo con su tipo, su finalidad y el saldo inicial arrastrado.
3. Registra cada cobro y pago en la tabla de movimientos con el fondo al que pertenece.
4. Al final de cada mes o año, suma los movimientos de cada fondo y anótalos en su línea.
5. Revisa el resumen: la diferencia con el banco debe ser cero una vez anotado todo.
6. Consulta a tu revisor independiente o asesor si no tienes claro si un dinero es restringido.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Qué hace que un dinero sea restringido?

En líneas generales, que se haya donado para un fin declarado, como una subvención para un proyecto o una campaña para equipamiento nuevo. Las normas exactas dependen de tu organización y de la normativa aplicable en tu país o región, así que revisa las condiciones de cada donación y las orientaciones que correspondan.

¿Por qué la tabla de fondos no se rellena sola a partir del registro de movimientos?

El registro recoge cada apunte en el momento; la tabla de fondos guarda los totales de cada fondo. Suma el registro de cada fondo y anota las cifras. Los totales del registro ayudan a comprobar que no se ha olvidado nada.

¿Y si la diferencia con el banco no es cero?

Busca cheques pendientes de cobro, comisiones o intereses bancarios, o apuntes aún no registrados. Anota el motivo en las notas, o corrige los fondos, hasta que cuadre.

¿Puede un fondo quedar por debajo de cero?

La hoja mostrará un saldo final negativo si se gasta más de lo que entró. Normalmente significa que los fondos generales cubrieron la diferencia, algo que tu junta debería anotar y decidir.