Presupuesto anual del club: previsto frente a real

Para quién es

El año del club en dos tablas. Los ingresos y los gastos se presupuestan línea por línea cuando la junta prepara el año, las cifras reales se anotan a medida que entra y sale el dinero, y la diferencia de cada línea y el superávit o déficit quedan listos para cada reunión.

Tesoreros de clubes, sociedades, pequeñas organizaciones benéficas y grupos comunitarios que presentan un presupuesto para su aprobación e informan sobre su cumplimiento a lo largo del año.

Qué te ayuda a controlar

• Los ingresos que espera la junta, por origen
• Los gastos que ha aprobado la junta, por concepto
• Las cifras reales hasta la fecha en cada línea
• Qué líneas van por encima o por debajo del presupuesto
• El superávit o déficit presupuestado y real del año

Cómo usarla

1. Escribe la organización, el ejercicio, quién preparó el presupuesto y la reunión en que se aprobó.
2. Anota una cifra presupuestada en cada línea de ingresos y gastos, cambiando el nombre de las líneas o añadiendo otras según tu grupo.
3. Actualiza la columna de real hasta la fecha con el libro de caja antes de cada reunión de la junta.
4. Las diferencias se calculan en la versión para el navegador y en el libro de Excel: en ingresos, real menos presupuesto; en gastos, presupuesto menos real, de modo que una cifra positiva es buena noticia en los dos casos.
5. Usa el resumen para informar del superávit o déficit presupuestado y real, y anota los motivos de cualquier diferencia importante.
6. Empieza una hoja nueva cada año y usa las cifras reales de este año para fijar el presupuesto del siguiente.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la diferencia se calcula de forma distinta en ingresos y en gastos?

Para que una cifra positiva signifique siempre que el club está mejor de lo previsto: más ingresos de lo presupuestado, o menos gastos. Una cifra negativa en cualquiera de las dos tablas es la que hay que explicar en la reunión.

¿Las subvenciones van en el mismo presupuesto?

Las subvenciones con un fin concreto suelen controlarse aparte, para que solo se gasten en aquello para lo que se concedieron. Aun así puedes incluirlas aquí como una línea y usar el control de fondos restringidos para el detalle.

¿De dónde salen las cifras del presupuesto?

De las cuentas del año anterior y de los planes de la junta para este año. No se sugiere ningún importe; la hoja solo hace los cálculos con las cifras que introduces.

¿Puedo cambiar las líneas?

Sí. Las líneas son una lista de partida. Cámbiales el nombre, añade las tuyas o deja algunas en blanco; los totales y las diferencias se ajustan a lo que introduzcas.