Protokoll für Mängelmeldungen und Reaktionszeiten

Für wen es gedacht ist

Die Meldeseite von Reparaturen, getrennt von der Reparatur selbst. Jede Zeile hält fest, wer was auf welchem Weg gemeldet hat, wann Sie die Meldung bestätigt haben, wann jemand vor Ort war und wie viele Tage zwischen Meldung und Termin lagen.

Für Vermieter und Hausverwaltungen, die nachweisen müssen, dass und wann sie reagiert haben, und für alle, die mehrere Objekte betreuen, bei denen ein Anruf bis zur nächsten Woche leicht vergessen ist.

Was Sie damit im Blick behalten

• Jede Meldung so, wie sie einging – per Telefon, Nachricht, E-Mail oder persönlich
• Wer sie gemeldet hat und was genau als defekt beschrieben wurde
• Das Datum, an dem Sie die Meldung bestätigt haben, und das Datum, an dem jemand vor Ort war
• Wie viele Tage zwischen Meldung und Termin vergangen sind
• Welche Meldungen noch offen und welche abgeschlossen sind

So verwenden Sie es

1. Tragen Sie oben das Objekt, den Mieter und den Zeitraum ein, den das Blatt abdeckt.
2. Erfassen Sie jede Meldung, sobald sie eingeht, auch eine beiläufige Erwähnung: Datum, wer gemeldet hat, auf welchem Weg und was beschrieben wurde.
3. Tragen Sie das Datum der Bestätigung ein, sobald Sie antworten, damit der Abstand zwischen Meldung und Antwort dokumentiert ist.
4. Schreiben Sie das Datum des Termins ein, wenn tatsächlich jemand hingeht; die Spalte „Tage“ wird in der Browser-Version und in der Excel-Datei berechnet und auf Papier von Hand gezählt.
5. Kreuzen Sie „Abgeschlossen“ erst an, wenn der Mieter bestätigt hat, dass die Sache erledigt ist, und tragen Sie Kosten und Handwerker ins Instandhaltungsprotokoll ein, nicht hier.
6. Heben Sie die ausgefüllten Blätter auf. Zusammen belegen sie, wie mit Meldungen umgegangen wurde.

Formate

• PDF zum Ausdrucken (A4 und US-Letter)
• Ausfüllbares PDF mit Formularfeldern
• Online-Version, gespeichert in Ihrem Browser
• Excel-Datei / Google Sheets

Die Druckfassung ist in einem Rahmen gesetzt, der auf A4 und auf US-Letter passt. Beide Dateien sind daher identisch, und keine wird skaliert. Das ausfüllbare PDF hat echte Formularfelder. Die Excel-Datei verwendet nur einfache Formeln (SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und ähnliche). Sie lässt sich daher in Excel, LibreOffice und Google Sheets fehlerfrei öffnen, und jede berechnete Zelle ist grau, damit Sie sehen, welche Werte sich von selbst ergeben.

So drucken Sie es aus

Laden Sie die Datei für A4 oder US-Letter passend zum Papier in Ihrem Drucker herunter, öffnen Sie sie in einem PDF-Programm und drucken Sie sie in 100 % Größe, nicht mit „An Seite anpassen“, denn das verkleinert den Platz zum Schreiben. Beide Dateien lassen einen Rand von 14 mm, genug für den Bereich, den Drucker für zu Hause nicht bedrucken. Um die Online-Version mit Ihren Daten zu drucken, verwenden Sie die Schaltfläche Dieses Blatt drucken; sie druckt nur das Blatt und nichts vom Rest der Seite. Mehr zum Drucken.

Häufige Fragen

Wie schnell muss eine Reparatur erledigt werden?

Das Blatt legt keine Frist fest und misst kein Ziel. Was als angemessene Reaktion gilt, ergibt sich aus den Vorschriften am Ort des Objekts und aus Ihrem Mietvertrag; das Protokoll hält fest, was tatsächlich geschah, damit sich die Frage mit Daten beantworten lässt.

Was ist der Unterschied zum Instandhaltungsprotokoll?

Im Instandhaltungsprotokoll geht es um die Arbeit – Handwerker, Kosten, Dauer. Hier geht es um die Meldung: wer was wann gesagt hat und wie schnell sie aufgegriffen wurde. Viele Vermieter führen beides, und aus einer Zeile hier wird oft eine Zeile dort.

Was, wenn eine Meldung per SMS oder App kommt?

Halten Sie den Weg in der Spalte „Wie“ fest und schreiben Sie den Inhalt in Ihren eigenen Worten in die Spalte für die Meldung. Entscheidend ist, dass die Meldung auf Papier existiert, auch wenn die ursprüngliche Nachricht gelöscht ist.

Sollte ich etwas eintragen, das der Mieter erwähnt hat, aber nicht reparieren lassen wollte?

Ja, mit einem Vermerk dazu. Eine Zeile, die zeigt, dass es angesprochen und nicht weiterverfolgt wurde, ist später nützlicher als gar keine.