Registro de solicitudes de mantenimiento y respuestas

Para quién es

La parte del aviso de las reparaciones, separada de la reparación en sí. Cada línea recoge quién avisó de qué y cómo, cuándo confirmaste la recepción, cuándo acudió alguien y los días entre el aviso y la visita.

Propietarios y agencias que necesitan demostrar que respondieron y cuándo, y cualquiera que gestione varias viviendas, donde una llamada se olvida fácilmente a la semana siguiente.

Qué te ayuda a controlar

• Cada solicitud tal como llegó: por teléfono, mensaje, correo o en persona
• Quién avisó y qué dijo exactamente que fallaba
• La fecha en que confirmaste la recepción del aviso y la fecha en que acudió alguien
• Cuántos días pasaron entre el aviso y la visita
• Qué solicitudes siguen abiertas y cuáles se han cerrado

Cómo usarla

1. Escribe arriba la vivienda, el inquilino y el periodo que cubre la hoja.
2. Anota cada solicitud en cuanto llegue, aunque sea un comentario de pasada: la fecha, quién avisó, cómo te llegó y qué describió.
3. Rellena la fecha de confirmación en cuanto respondas, para que el tiempo entre el aviso y tu respuesta quede registrado.
4. Escribe la fecha de atención cuando alguien acuda de verdad; la columna de días se calcula en la versión web y en el libro de Excel, y en papel se cuenta a mano.
5. Marca como cerrada solo cuando el inquilino haya confirmado que el asunto está terminado, y anota el costo y el profesional en el registro de mantenimiento, no aquí.
6. Guarda las hojas terminadas. Una serie de ellas es la prueba de cómo se gestionaron las solicitudes.

Formatos

• PDF para imprimir (A4 y carta)
• PDF rellenable con campos de formulario
• Versión en línea, guardada en tu navegador
• Libro de Excel / Google Sheets

La versión para imprimir está maquetada dentro de un recuadro que cabe en A4 y en carta, así que los dos archivos son idénticos y ninguno se escala. El PDF rellenable tiene campos de formulario de verdad. El libro de Excel usa solo fórmulas sencillas (SUMA, SI, CONTAR.SI y similares), así que se abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets sin que nada falle, y cada celda calculada está en gris para que veas qué cifras se obtienen solas.

Cómo imprimirla

Descarga el archivo A4 o carta según el papel de tu impresora, ábrelo en un lector de PDF e imprímelo al 100 % —no con «ajustar a la página», que reduce el espacio para escribir—. Los dos archivos dejan un margen de 14 mm, suficiente para el borde que no imprimen las impresoras domésticas. Para imprimir la versión en línea con tus datos, usa el botón Imprimir esta hoja, que imprime solo la hoja y nada del resto de la página. Más sobre cómo imprimir.

Preguntas frecuentes

¿Con qué rapidez hay que atender una reparación?

La hoja no fija ningún plazo ni mide ningún objetivo. Lo que se considera una respuesta razonable lo determinan la normativa aplicable donde está la vivienda y tu contrato; el registro recoge lo que ocurrió realmente para que la pregunta pueda responderse con fechas.

¿En qué se diferencia del registro de mantenimiento?

El registro de mantenimiento trata del trabajo: profesional, costo, días empleados. Este trata de la solicitud: quién dijo qué, cuándo y con qué rapidez se atendió. Muchos propietarios llevan los dos, y una línea aquí suele convertirse en una línea allí.

¿Y si una solicitud llega por mensaje o por una aplicación?

Usa la columna «Cómo» para registrar la vía y escribe el contenido en la columna del problema con tus propias palabras. Lo importante es que el aviso quede en papel aunque se borre el mensaje original.

¿Anoto algo que el inquilino mencionó pero no quería que se arreglara?

Sí, con una nota que lo diga. Una línea que indique que se planteó y no se siguió adelante es más útil después que ninguna línea.